Documents officiels

Comité de vérification

Statut

Comité créé par le Conseil de l'Université lors de la 118 réunion tenue le 16 décembre 1974.
(Dél. CU-845.)

Mandat

Le Comité de vérification assiste le Conseil de l'Université dans l'exercice de ses responsabilités relatives à l'information financière, au contrôle interne et à la gestion des risques. Il doit notamment,
1. Pour ce qui est de l'information financière :
1.1 examiner les conventions comptables;
1.2 approuver le plan de travail, l'étendue de l'audit et le calendrier des travaux du vérificateur externe;
1.3 recommander au Conseil l'approbation des états financiers annuels et de tout autre document financier et s'assurer de leur conformité;
1.4 recommander au Conseil la nomination du vérificateur externe et sa rémunération;
1.5 évaluer annuellement l'auditeur externe et s'assurer de son indépendance, notamment en recevant une déclaration d'indépendance;
1.6 approuver l'octroi de mandats spécifiques à l'auditeur externe et en faire rapport annuellement au Conseil;
1.7 examiner la nomination des principaux responsables de l'information financière;
1.8 procéder à toute rencontre jugée appropriée avec la direction de l'Université, le Bureau de la vérification interne (BVI) et le vérificateur externe;
2. Pour ce qui est du contrôle interne :
2.1 formuler au Conseil des observations et des conseils sur des enjeux liés aux processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle, à la conformité aux lois, règlements et politiques de l'Université;
2.2 examiner la charte du BVI aux fins d'en recommander l'adoption par le Conseil et en assurer la mise en oeuvre;
2.3 nommer le directeur du BVI et, ce concert avec le vice-recteur responsable de l'administration, établir ses conditions d'emploi;
2.4 recevoir et approuver le plan annuel des activités du BVI ainsi que les missions non prévues dans le plan;
2.5 obtenir du BVI les analyses spécifiques lorsque le Comité de vérification le juge opportun;
2.6 s'assurer que le plan annuel du BVI inclut la nation d'utilisation optimale des ressources de l'Université;
2.7 veiller à ce que des mécanismes de contrôle interne soient mis en place et s'assurer qu'ils soient adéquats et efficaces;
2.8 veiller à l'exécution du plan de travail du BVI;
2.9 recevoir et commenter les rapports de vérification et de surveillance de la mise en oeuvre des mesures correctives, autoriser leur diffusion et donner les suites appropriées;
2.10 d'assurer les suivis nécessaires auprès des auditeurs externes;
2.11 veiller su suivi des recommandations des auditeurs externes;
2.12 évaluer annuellement le directeur du BVI;
2.13 procéder à l'évaluation de l'efficacité du BVI et du respect des normes;
2.14 recevoir le rapport annuel du BVI et le transmettre au Conseil avec ses commentaires;
2.15 veiller à ce que le BVI exerce ses fonctions de façon indépendante et bénéficie de la collaboration des personnels de l'institution;
2.16 intervenir en cas de désaccord entre le BVI et le vice-recteur responsable de l'administration relativement au budget annuel d'opération du BVI;
2.17 arbitrer les différends entre le directeur, l'auditeur externe et/ou le BVI et faire, le cas échéant, une recommandation au Conseil;
2.18 recevoir un rapport annuel sur les assurances et évaluer annuellement la pertinence du programmes d'assurances;
2.19 recevoir un rapport annuel sur les faits saillants des contrats conclus par l'Université ainsi que des changements qui y ont été apportés;
2.20 recevoir un rapport trimestriel sur tout contrat d'approvisionnement, de services, de travaux de construction ou tout autre contrat déterminé par le Comité de vérification, conclu par l'Université, comportant une dépense ou un engagement de plus de 25 000$. Ce rapport doit notamment faire état de la délégation ou de la sous-délégation de pouvoirs qui autorise la conclusion ou la signature des contrats qui en sont l'objet;
2.21 s'assurer que l'éthique soit bien encadrée et qu'un suivi adéquat en soit fait;
2.22 aviser par écrit le Conseil de l'Université dès qu'il découvre des opérations ou des pratiques de gestion qui ne sont pas saines ou qui ne sont pas conformes aux lois, aux règlements ou aux politiques de l'Université;
2.23 rendre compte au Conseil.
3. Pour ce qui est de la gestion des risques :
3.1 veiller à ce que la direction de l'Université élabore son profil de risques, détermine les mesures pour gérer ces risques et s'assure d'en faire le suivi;
3.2 veiller à ce que la direction de l'Université élabore et mette en place une politique de gestion des risques et de protection des droits et actifs de l'Université;
3.3 informer annuellement le Conseil de l'état de la gestion des risques à l'Université incluant l'évaluation des mesures de protection et de migration des risques effectuées par la direction de l'Université;
3.4 réviser toute activité susceptible de nuire à la bonne réputation financière de l'Université.
(Dél. CU-558-7.5, CU-593-5.5.)

Composition

  • Présidente

    • Sylvianne Chaput m-1 CU-0622-7.1
      Vice-présidente, chef de la direction financière et secrétaire corporatif
      Fondation Lucie et André Chagnon

  • Membres

    • Membre d'office
      • Le recteur
        Guy Breton

    • Membres nommés
      • Sylvianne Chaput m-3 CU-0622-7.1
        Vice-présidente, chef de la direction financière et secrétaire corporatif
        Fondation Lucie et André Chagnon
      • Michel Doyon m-2 CU-0639-7.1
        CPA/CA retraité, MBA
      • Madeleine Féquière m-1 CU-0622-7.1
        Directrice générale et chef du crédit corporatif
        Domtar Corporation
      • N ...

      (Dél. CU-845)

  • Secrétaire

    • Le secrétaire général
      Alexandre Chabot

  • Chargée de comité

    • Diane Poirier