Protection des renseignements personnels et accès à l'information

Notre politique sur la protection des renseignements personnels

Destinées aux personnes sur qui l'Université de Montréal détient des renseignements personnels.

Objectif

La présente politique vise à informer les membres de la communauté universitaire, formée des étudiants et des diplômés, du personnel enseignant ainsi que du personnel administratif et de soutien, de même qu’à informer tout autre individu sur qui l’Université détient des renseignements personnels (« vous »), sur le cadre de la protection de ces renseignements, cadre établi en conformité avec la Loi et qu’elle s’engage à respecter. L’Université s’entend ici de toutes les facultés, de tous les départements et les centres, de toutes les directions, les divisions et les bureaux, ainsi que de toute autre unité académique ou administrative, qui ne constituent pas une entité juridique distincte de l’Université de Montréal.

Le présent document ne traite pas du régime de protection applicable aux renseignements personnels utilisés dans le cadre de projets de recherche avec des êtres humains lesquels sont régis par le document de gestion des banques de données constituées ou utilisées pour des fins de recherche et dont la responsabilité relève du secteur de la recherche.

Source de la protection des renseignements personnels

La protection des renseignements personnels à l’Université de Montréal est encadrée par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) (« Loi sur l’accès »). Cette Loi établit le caractère confidentiel des renseignements personnels et en régit la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation.  La Loi s’applique aux renseignements personnels quel qu’en soit le support.

Définition de renseignements personnels 

La définition de renseignements personnels englobe de façon générale les renseignements qui identifient un individu ou un ensemble de renseignements qui permettent d’identifier un individu. 

Le nom d’une personne physique n’est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement personnel concernant cette personne. 

La Loi sur l’accès confère un caractère public à certains renseignements personnels. Voici la liste de tels renseignements les plus fréquemment rencontrés à l’Université :

  1. Les renseignements concernant un individu en sa qualité de partie à un contrat de services avec l’Université

  2. Les renseignements concernant un individu en sa qualité de bénéficiaire d’un avantage économique conféré de façon discrétionnaire par l’Université

  3. Les renseignements relatifs à la fonction occupée par une personne à l’Université:

Les renseignements suivants ont un caractère public : le nom, le titre, les renseignements relatifs à la fonction, ainsi que l’adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur et l’adresse électronique à l’Université.  De plus, le traitement que touche un individu faisant partie du personnel de direction de l’Université est un renseignement à caractère public.

1. L’inventaire des fichiers de renseignements personnels  

  1. les catégories de renseignements qu’il contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont conservés et le mode de gestion des fichiers;

  2. la provenance des renseignements versés au fichier;

  3. les catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier;

  4. les catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions;

  5. les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels.

2. Les renseignements personnels que nous recueillons 

Les renseignements personnels que l’Université vous demande de lui communiquer de même que ceux qu’elle consignera à votre dossier par la suite sont ceux qui sont nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont elle a la gestion. Il est obligatoire de les fournir, à l’exception de certains renseignements dont la communication est facultative et identifiée comme telle.

Pour certaines de ses attributions, l’Université peut avoir à vous demander de lui communiquer des renseignements personnels concernant un autre individu.  Elle présume alors que vous avez obtenu le consentement de cet individu. Il vous appartient donc de vous assurer de ce consentement.

3. Les engagements de confidentialité face aux renseignements personnels auxquels les membres   du personnel ont accès dans le cadre de leurs fonctions 

Dans le cadre de leurs fonctions, les employés de l’Université de Montréal peuvent avoir accès à des renseignements personnels vous concernant. À leur égard, les employés de l’Université sont tenus à la confidentialité et doivent : 

  1. n’accéder qu’aux renseignements nécessaires à l’exécution de leurs tâches;

  2. n’utiliser ces renseignements que dans le cadre de leurs fonctions;

  3. ne révéler aucun renseignement personnel dont ils auraient pris connaissance dans l’exercice de leurs fonctions à moins d’y être dûment autorisé;

  4. n’intégrer ces renseignements que dans les seuls dossiers prévus pour l’accomplissement des mandats qui leurs sont confiés;

  5. conserver ces dossiers de sorte que seules les personnes autorisées puissent y avoir accès;

  6. protéger par un mot de passe, l’accès à l’information confidentielle qu’ils détiennent ou à laquelle ils ont accès;

  7. disposer, s’ils contiennent des renseignements personnels, de tout papier rebut par déchiquetage ou par recyclage confidentiel;

  8. informer sans délai leurs supérieurs de toute situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon la sécurité, l’intégrité ou la confidentialité des renseignements détenus par l’Université;

  9. ne conserver, à la fin de leur emploi ou de leur contrat, aucun renseignement personnel transmis ou recueilli dans le cadre de leurs fonctions et maintenir, à leur égard, leur obligation de confidentialité

4. La communication de renseignements personnels à des tiers

L’Université ne communique des renseignements personnels à des tiers que dans les seuls cas et selon les modalités et conditions prévues par la Loi.

Les communications de renseignements personnels faites par l’Université à des tiers sont inscrites dans des registres conformément aux prescriptions de la Loi. Ces registres sont tenus par le secrétaire général qui verra progressivement à leur déploiement à compter de l’année 2007 - 2008.  La Loi accorde à toute personne un droit d’accès à ces registres.

5. Comment vous pouvez accéder à vos renseignements personnels

Le portail constitue la méthode privilégiée pour accéder aux renseignements personnels vous concernant

Si les renseignements que vous désirez consulter n’y figurent pas, vous pouvez vous adresser au répondant de l’unité qui les détient.  Vous pourrez alors avoir communication de votre dossier, en le consultant sur place (avec preuve de votre identité) ou en en obtenant copie à vos frais, selon les tarifs établis par le Règlement sur les frais exigibles pour la transmission, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels de la Commission d’accès à l’information. À noter que certaines restrictions d’accès pourraient s’appliquer conformément à la Loi.

Le répondant de l’unité peut vous demander de formuler votre demande par écrit.  Il peut également vous demander d’adresser votre demande au secrétaire général en sa qualité de responsable de la protection des renseignements personnels à l’Université de Montréal.  Seule la demande écrite adressée au secrétaire général est réputée faite en vertu de la Loi sur l’accès et donne lieu à l’application des dispositions légales relatives à l’exercice de vos droits qui y sont prévus, de même qu’à la possibilité de refuser votre demande pour les motifs qui y sont également prévus.  Les coordonnées du secrétaire général sont fournies ci-après : secretariat-general@umontreal.ca

Votre droit d’accès aux renseignements personnels vous concernant est édicté aux articles 83 et 85 de la Loi sur l’accès.  Votre droit de rectifier ces renseignements est édicté aux articles 89 à 93 de cette Loi.

6. Le répondant dans les unités

Un répondant dans chacune des unités académiques ou administratives de l’Université peut répondre à vos demandes relatives à la gestion des renseignements personnels de l’unité concernée, ainsi qu’à vos demandes de consultation ou de rectification ou d’obtention de copies de renseignements vous concernant.  Des modalités peuvent s’appliquer en conformité avec la Loi.

7. Le responsable de la protection des renseignements personnels à l’Université de Montréal

En vertu de la Loi sur l’accès, le recteur a désigné le secrétaire général pour agir à titre de responsable de la protection des renseignements personnels à l’Université de Montréal. Toute question qui ne trouve pas réponse auprès du répondant de l’unité concernée, ou encore toute difficulté que vous estimez non résolue, peut être soumise au secrétaire général.

8. La mise à jour concernant la protection des renseignements personnels

De manière à suivre l’évolution de la Loi sur l’accès et à apporter de temps à autre des améliorations au régime de protection des renseignements personnels à l’Université, la présente politique pourra être mise à jour périodiquement.  Nous vous invitons à consulter le site internet du Secrétariat général de l’Université afin de vous référer à sa version la plus à jour.  De plus, vous pourrez y trouver d’autres informations pertinentes, comme une foire aux questions et des capsules d’information sur certains thèmes touchant la protection des renseignements personnels.
novembre 2008

 

Extrait de la loi sur l'accès

L.R.Q., chapitre A-2.1

Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements

Droit à l'information 

83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement personnel la concernant.

Communication de renseignement personnel

Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement personnel la concernant. Toutefois, un mineur de moins de 14 ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement personnel de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7.

1982, c. 30, a. 83; 1987, c. 68, a. 6; 1990, c. 57, a. 21; 1992, c. 21, a. 74; 2006, c. 22, a. 110.

Frais

85. L'accès d'une personne à un renseignement personnel la concernant est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du renseignement peuvent être exigés du requérant

Modalités de paiement

Le montant et les modalités de paiement de ces frais sont prescrits par règlement du gouvernement; ce règlement peut prévoir les cas où une personne est exemptée du paiement et il tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (chapitre E-20.1).

Frais exigibles

L'organisme public qui entend exiger des frais en vertu du présent article doit informer le requérant du montant approximatif qui lui sera chargé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document.

1982, c. 30, a. 85; 1987, c. 68, a. 8; 2006, c. 22, a. 56.

 
Rectification

89. Toute personne qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier d'un renseignement personnel la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, exiger que le fichier soit rectifié.

1982, c. 30, a. 89; 2006, c. 22, a. 110.

Rectification d'un renseignement

89.1. Un organisme public doit refuser d'accéder à une demande de rectification d'un renseignement personnel faite par le liquidateur de la succession, par le bénéficiaire d'une assurance-vie ou d'une indemnité de décès ou par l'héritier ou le successible de la personne concernée par ce renseignement, à moins que cette rectification ne mette en cause ses intérêts ou ses droits à titre de liquidateur, de bénéficiaire, d'héritier ou de successible.

1986, c. 95, a. 6; 1993, c. 17, a. 100; 2006, c. 22, a. 61.

Contestation

90. En cas de contestation relative à une demande de rectification, l'organisme public doit prouver que le fichier n'a pas à être rectifié, à moins que le renseignement en cause ne lui ait été communiqué par la personne concernée ou avec son accord.

1982, c. 30, a. 90.

Enregistrement

91. Lorsque l'organisme public refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de rectification d'un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée.

1982, c. 30, a. 91.

Copie d'un renseignement modifié

92. Un organisme public doit, lorsqu'il accède à une demande de rectification d'un fichier, délivrer sans frais à la personne qui l'a faite, une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait d'un renseignement personnel.

1982, c. 30, a. 92; 2006, c. 22, a. 110.

Copie de documents ou de l'enregistrement

93. Toute personne qui a demandé la rectification d'un fichier peut exiger que l'organisme public fasse parvenir une copie des documents prévus à l'article 92 ou, selon le cas, de l'enregistrement visé à l'article 91 à l'organisme de qui il a obtenu le renseignement ou à tout organisme à qui le renseignement a pu être communiqué dans le cadre d'une entente conclue suivant la présente loi.

1982, c. 30, a. 93.