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Foire aux questions

Quels sont les renseignements personnels détenus par l’Université?

Les renseignements personnels que l’Université vous demande de lui communiquer, de même que ceux qu’elle consignera à votre dossier par la suite, sont ceux qui sont nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont elle a la gestion.

Il est obligatoire de les fournir, à l’exception de certains renseignements dont la communication est facultative et identifiée comme telle.

Pour certaines de ses attributions, l’Université peut avoir à vous demander de lui communiquer des renseignements personnels concernant un autre individu. Elle présume alors que vous avez obtenu le consentement de cet individu. Il vous appartient donc de vous assurer de ce consentement.

Comment l’Université de Montréal utilise-t-elle les renseignements personnels qu’elle détient?

Dans le cadre de leurs fonctions, les membres du personnel de l’Université de Montréal peuvent avoir accès à des renseignements personnels vous concernant. À leur égard, les membres du personnel de l’Université sont tenus à la confidentialité et doivent :

  • n’accéder qu’aux renseignements nécessaires à l’exécution de leurs tâches;
  • n’utiliser ces renseignements que dans le cadre de leurs fonctions;
  • ne révéler aucun renseignement personnel dont ils auraient pris connaissance dans l’exercice de leurs fonctions à moins d’y être dûment autorisés;
  • n’intégrer ces renseignements que dans les seuls dossiers prévus pour l’accomplissement des mandats qui leur sont confiés;
  • conserver ces dossiers de sorte que seules les personnes autorisées puissent y avoir accès;
  • protéger l’accès à l’information confidentielle qu’ils détiennent ou à laquelle ils ont accès, par exemple au moyen d’un mot de passe;
  • disposer, s’il contient des renseignements personnels, de tout papier rebut par déchiquetage ou par recyclage confidentiel;
  • informer sans délai leurs supérieurs de toute situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon la sécurité, l’intégrité ou la confidentialité des renseignements détenus par l’Université;
  • ne conserver, à la fin de leur emploi ou de leur contrat, aucun renseignement personnel transmis ou recueilli dans le cadre de leurs fonctions et maintenir, à leur égard, leur obligation de confidentialité.

Est-ce que l’Université de Montréal communique les renseignements personnels à des tiers?

L’Université ne communique des renseignements personnels à des tiers que dans les seuls cas et selon les modalités et conditions prévues par la Loi. Les communications de renseignements personnels faites par l’Université à des tiers sont inscrites dans des registres conformément aux prescriptions de la Loi. Ces registres sont tenus par le secrétariat général. La Loi accorde, à toute personne, un droit d’accès à ces registres.

Comment puis-je accéder à mes renseignements personnels?

Le portail constitue la méthode privilégiée pour accéder aux renseignements personnels vous concernant. Vous pouvez y accéder en cliquant sur ce lien. 

Si les renseignements que vous désirez consulter n’y figurent pas, vous pouvez vous adresser à la personne répondante de l’unité qui les détient. Vous pourrez alors avoir communication de votre dossier, en le consultant sur place (avec preuve de votre identité) ou en en obtenant copie à vos frais, selon les tarifs établis par le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels. À noter que certaines restrictions d’accès pourraient s’appliquer conformément à la Loi.

La personne répondante de l’unité peut vous demander de formuler votre demande par écrit. Elle peut également vous demander d’adresser votre demande au secrétaire général en sa qualité de responsable de la protection des renseignements personnels à l’Université de Montréal.

Seule la demande écrite adressée au secrétaire général est réputée faite en vertu de la Loi sur l’accès et donne lieu à l’application des dispositions légales relatives à l’exercice de vos droits qui y sont prévus, de même qu’à la possibilité de refuser votre demande pour les motifs qui y sont également prévus.

Votre droit d’accès aux renseignements personnels vous concernant est édicté aux articles 83 et 85 de la Loi sur l’accès. 

La liste des personnes répondantes désignées dans les unités se trouve en annexe à la procédure de gestion des incidents de confidentialité. 

Comment puis-je mettre à jour un renseignement personnel qui me concerne?

Une personne répondante dans chacune des unités académiques ou administratives de l’Université peut répondre à vos demandes relatives à la gestion des renseignements personnels de l’unité concernée, ainsi qu’à vos demandes de consultation ou de rectification ou d’obtention de copies de renseignements vous concernant. Votre droit de rectifier ces renseignements est édicté aux articles 89 à 93 de cette Loi. Des modalités peuvent s’appliquer en conformité avec la Loi.

La liste des personnes répondantes désignées dans les unités se trouve en annexe à la procédure de gestion des incidents de confidentialité. 

Quel est le rôle de la personne répondante dans les unités?

Le rôle des personnes répondantes en matière de protection des renseignements personnels et de gestion de l’information est multiple. La personne répondante est la personne-ressource de son unité pour toutes questions touchant la gestion et la protection des renseignements personnels.

À ce titre, la personne répondante désignée dans une unité est chargée de :

  • traiter les demandes de consultation ou de rectification des renseignements personnels ou encore celles visant l’obtention d’une copie de document contenu dans un dossier personnel;
  • identifier et évaluer les risques de protection des renseignements personnels dans son unité et en informer le secrétariat général;
  • s’assurer que tous les traitements (ou les communications) de renseignements personnels de son unité figurent au registre des traitements (initialement et dans le temps);
  • veiller au respect des exigences de protection des renseignements personnels que l’unité recueille, stocke, gère, communique, archive ou élimine.

La liste des personnes répondantes désignées dans les unités se trouve en annexe à la procédure de gestion des incidents de confidentialité. 

Qui est responsable de la protection des renseignements personnels à l’Université?

En vertu de la Loi sur l’accès, le recteur a désigné le secrétaire général pour agir à titre de responsable de la protection des renseignements personnels à l’Université de Montréal. Toute question qui ne trouve pas réponse auprès de la personne répondante de l’unité concernée, ou encore toute difficulté que vous estimez non résolue peut être soumise au secrétaire général.

Quelles sont les mesures de prévention et de sensibilisation offertes par l’Université à sa communauté?

L'Université de Montréal s'est dotée de plusieurs outils pour remplir ses obligations légales, de même que pour appliquer les bonnes pratiques de protection des renseignements personnels :

Que dois-je faire en cas d’incident potentiel de confidentialité?

L’Université met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels collectés. Tout incident potentiel de confidentialité doit être signalé à la personne répondante dans l’unité ou au secrétariat général afin d’être traité selon la procédure de l’Université, puis consigné au registre des incidents de confidentialité. Un aide-mémoire est aussi disponible pour les membres de la communauté universitaire. 

La liste des personnes répondantes désignées dans les unités se trouve en annexe à la procédure de gestion des incidents de confidentialité. 

 

Qu’en est-il des données de recherche?

L’Université a un souci d’arrimer ses efforts pour s’assurer de la gestion responsable des données de la recherche. Un travail est en cours en collaboration avec le Vice-rectorat à la recherche, à la découverte, à la création et à l'innovation et le Bureau de la conduite responsable en recherche afin de simplifier le plus possible les processus pour la communauté de la recherche, tout en respectant les différentes exigences réglementaires. 

Pour toute question concernant les meilleures pratiques de gestion des renseignements personnels, communiquez avec nous par courriel à secretariat-general@umontreal.ca ou par téléphone au (514) 343-5635.