Dans le cadre de sa transformation numérique, l’Université de Montréal met en place plusieurs initiatives afin de répondre de manière responsable et créative aux besoins d’une société en mutation et de développer de bons réflexes numériques auprès de sa communauté universitaire.

La protection des renseignements personnels est l’une des composantes clés de ce virage numérique et l’Université souhaite agir à titre de leader dans ce domaine. En effet, dans le cadre de ses activités et de sa mission, l’Université de Montréal est amenée à traiter des renseignements personnels de membres de la communauté universitaire et de tiers.

Un renseignement personnel se définit comme toute information concernant une personne physique et permettant de l'identifier directement (avec cette seule information) ou indirectement (par recoupement avec d’autres informations), comme une date de naissance, un numéro d’assurance sociale ou encore des renseignements concernant la santé d’une personne.

L’Université reconnait l’importance de respecter la vie privée et de protéger les renseignements personnels qu’elle détient. Afin de s’acquitter de ses obligations en la matière, l’Université s’est dotée d’une nouvelle politique qui énonce les principes applicables tout au long du cycle de vie (collecte, utilisation, communication, conservation, destruction) des renseignements personnels. Une nouvelle procédure permet également de signaler un incident de confidentialité.  

Il est important que tous les membres de la communauté universitaire, de même que ses partenaires, comprennent et respectent ces principes de protection des renseignements personnels inhérents à l’exercice de leurs fonctions ou découlant du contrat les liant à l’Université.

La politique en 5 points :

1. La collecte de renseignements personnels se fait auprès de la personne concernée sur la base d’un consentement manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques.
2. Tout membre de la communauté universitaire doit utiliser les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et agir avec précaution tout au long du traitement de ceux-ci.
3. Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés, ces renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve des règles de conservation de l’Université.
4. L’Université met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels collectés. Il est important que les membres du personnel signalent tout incident de confidentialité à la personne répondante de leur unité, afin que l’incident soit traité selon la procédure de l’Université, puis consigné au registre des incidents de confidentialité.
5. À cette fin, le Conseil de l’Université est soutenu par le Comité sur les technologies de l'information, la protection des renseignements personnels, l'accès et la sécurité de l'information.

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