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Règlement de régie interne

Règlement de régie interne

 

SECTION I - DROIT COMMUN

1. Sous réserve des dispositions de la charte, des statuts et du présent règlement

a) les délibérations de l'Assemblée universitaire sont régies par le Guide de procédure des assemblées délibérantes publié par le Secrétariat général de l'Université de Montréal, 4e édition 2001;

b) pour tout ce qui n'est pas prévu par ce Guide de procédure des assemblées délibérantes, la procédure d'assemblée codifiée par Victor Morin dans son ouvrage : Procédure des assemblées délibérantes (édition 1994, Beauchemin) s'applique.

 

SECTION II - LES SÉANCES DE L'ASSEMBLÉE

2. Avis de convocation et envoi des documents.

a) Toute séance ordinaire ou extraordinaire de l'Assemblée est convoquée par un avis écrit au moins neuf jours avant la date fixée pour la tenue de celle-ci. Cet avis est accompagné de l'ordre du jour.

b) Les documents nécessaires à l’étude d’un point inscrit à l’ordre du jour pour décision doivent être envoyés au moins neuf jours avant la séance. Lorsque cette règle n’est pas suivie, l’étude du point concerné est reportée à une prochaine séance.

c) Les documents d’information doivent être envoyés au moins deux jours ouvrables avant la séance. Lorsque cette règle n’est pas suivie, l’étude du point concerné est reportée à une prochaine séance si le tiers des membres présents le demande.

3. Ordre du jour

a) Le Comité de l'ordre du jour dresse l'ordre du jour de l'Assemblée.

b) Tout membre de l'Assemblée, tout comité de celle-ci et tout membre de la communauté universitaire peut demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour d'une séance de l'Assemblée.

c) Une demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour adressée au Comité de l'ordre du jour doit être appuyée :

i) d'un état de question indiquant notamment les raisons pour lesquelles l'Assemblée devrait en être saisie, et

ii) d'une proposition accompagnée de considérants en donnant les motifs.

d) Sous réserve de l'article 50.06 des statuts, le Comité de l'ordre du jour décide de l'opportunité de l'inscription.

e) Le Comité de l'ordre du jour peut fixer l'étude d'un point à une heure déterminée.

f) Le Comité de l'ordre du jour peut en outre proposer des limites de temps pour la considération de certains points. Ces limites de temps doivent être inscrites à l'ordre du jour et acceptées par un vote affirmatif des deux tiers des membres présents de l'Assemblée.

g) Le Comité de l’ordre du jour peut proposer à l’Assemblée, en fonction des points inscrits à l’ordre du jour, de l’état d’avancement de l’étude des dossiers et des dates réservées à cette fin au calendrier de ses séances, la tenue d’une séance intensive ainsi que la durée d’une telle séance.

4. Ordre d'inscription des points

L'ordre du jour d'une séance ordinaire de l'Assemblée comprend les points suivants :

a) Points statutaires

i) Ordre du jour
ii) Adoption des procès-verbaux
iii) Affaires découlant des procès-verbaux
iv) Correspondance
v) Période d'information
vi) Période de questions

L'ordre d'inscription des autres points est le suivant :

b) Points privilégiés

i) Rapport du Comité de nomination
ii) Nominations ou élections
iii) Rapport du Comité de l'ordre du jour
iv) Rapports du Comité de la recherche, du Comité de la planification, du Comité du statut du corps professoral ainsi que de tout autre comité que l’Assemblée détermine

c) Affaires soumises pour étude

i) Rapports de comité ayant fait l'objet de la procédure de consultation prévue à l'article 29

ii) Points reportés lors de la réunion précédente, dans le même ordre

iii) Affaires nouvelles par ordre de réception des demandes

d) Affaires soumises pour décision immédiate

5. Correspondance

Au point correspondance, toute correspondance adressée à l'Assemblée via son secrétaire est résumée ou sur demande expresse lue intégralement, pourvu que son contenu soit pertinent et relève de la juridiction de l'Assemblée.

Sont recevables les questions portant sur cette correspondance et les propositions en vue de résolutions d'usage.

6. Période d'information

Au point période d'information, sont recevables les questions sur l'information fournie oralement en séance ou sur l'information écrite reçue depuis la séance précédente.

Est recevable l'information orale utile à l'Assemblée.

Sont distribués les documents d'information qui donnent des renseignements d'intérêt général concernant l'Université et auxquels on ne peut avoir facilement accès autrement.

La liste des documents d'information que le Comité de l'ordre du jour décide de transmettre aux membres entre deux séances ordinaires de l'Assemblée apparaît en appendice de l'ordre du jour de la séance convoquée.

Sont également recevables à ce point les propositions en vue de résolutions d'usage ainsi que celles visant à demander qu'une question qui y est soulevée soit inscrite à l'ordre du jour de l'Assemblée.

7. Période de questions

Durant la période de questions sont recevables toutes questions relatives aux matières relevant de la juridiction de l'Assemblée.

Priorité est donnée aux questions écrites qui sont remises au président des délibérations ou au secrétaire général au moins six jours avant la date de la tenue de l'Assemblée.

Une seule question par membre de l’Assemblée est admise, ainsi qu’une question complémentaire suivant immédiatement la réponse.

Néanmoins, lorsque tous les membres de l’Assemblée qui l’ont demandé sont intervenus durant la période de questions, il est possible pour un membre de présenter une nouvelle question.

Les membres de l’Assemblée présentent leurs questions et leurs réponses avec concision et précision, de manière à permettre au plus grand nombre de membres d’intervenir pendant la période de questions.

Sont également recevables à ce point les propositions visant à demander qu'une question qui y est soulevée soit inscrite à l'ordre du jour de l'Assemblée.

8. Points privilégiés

La présentation de rapports, rapports d’étape ou d’information sur l’état des travaux du Comité de la recherche, du Comité de la planification, du Comité du statut du corps professoral ainsi que de tout autre comité que l’Assemblée détermine est inscrite à l’ordre du jour des séances intensives de l’Assemblée.

9. Affaires soumises pour étude

Sont regroupées au point "Affaires soumises pour étude" les questions dont l'étude soulève des problèmes de fond qui, au jugement du Comité de l'ordre du jour, ne pourront être réglés rapidement.

10. Affaires soumises pour décision immédiate

Sont regroupées au point "Affaires soumises pour décision immédiate" les questions dont, au jugement du Comité de l'ordre du jour, l'Assemblée pourrait disposer avec célérité.

11. Dérogation à l'ordre d'inscription

Dans la préparation d'un ordre du jour, le Comité de l'ordre du jour ne peut en aucun cas déroger à l'ordre prescrit à l'article 4 pour les points statutaires de l'ordre du jour. Pour les autres points, le Comité de l'ordre du jour peut déroger à l'ordre prescrit par l'article 4. Il doit cependant communiquer par écrit les motifs de cette dérogation au moment de l'envoi de l'ordre du jour.

12. Modification de l'ordre du jour

Tout membre de l'Assemblée a le droit de proposer une modification de l'ordre du jour d'une séance ordinaire de l'Assemblée, à condition de se conformer aux dispositions qui suivent :

a) Le membre qui propose une modification de l'ordre du jour d'une séance peut le faire, soit par écrit, soit verbalement. La proposition écrite et dûment appuyée doit être reçue par le secrétaire général au moins six jours avant la tenue de l'Assemblée. La proposition verbale doit être dûment appuyée et faite en séance au moins six jours avant la tenue de l'Assemblée.

b) Le plus tôt possible le secrétaire général communique aux membres, par écrit, la proposition de modification.

c) Lors de la séance dont l'ordre du jour fait l'objet de la proposition de modification, le président appelle le vote sur celle-ci; son adoption exige le vote affirmatif de la majorité des membres présents.

En l'absence d'une proposition conforme aux dispositions qui précèdent, une modification de l'ordre du jour d'une séance de l'Assemblée exige un vote affirmatif des deux tiers des membres présents.

13. Répartition du temps

Le temps consacré aux séances ordinaires est réparti comme suit

a) L'étude des cinq premiers points statutaires dure au plus quarante minutes.

b) La période de questions dure au plus trente minutes. Elle est prolongée d’office pour une période égale à la durée non écoulée du temps prévu au paragraphe a).

i) en outre, la période de questions peut être prolongée une première fois de quinze minutes sur un vote affirmatif de la majorité des membres présents;

ii) la période de questions peut être prolongée une deuxième fois sur un vote affirmatif des deux tiers des membres présents.

c) L’étude des points privilégiés commence au plus tard soixante-dix minutes après le début de la séance sous réserve des prolongations accordées conformément au paragraphe b) i) ii).

d) L'étude des affaires soumises pour décision immédiate commence au plus tard vingt minutes avant l'heure prévue pour l'ajournement ou la levée de la séance.

14. Levée ou ajournement

Une séance ordinaire ou extraordinaire de l'Assemblée peut être interrompue par la levée ou l'ajournement.

La levée de la séance y met fin d'une façon définitive, tandis que l'ajournement la suspend dans l'intention de la continuer, selon le même ordre du jour, à une date antérieure à celle prévue pour la prochaine séance ordinaire.

Si la levée ou l'ajournement intervient avant qu'on ait terminé l'étude d'un certain point de l'ordre du jour, ce point est repris comme s'il n'y avait pas eu interruption, et en tenant compte des propositions déjà faites; la période durant laquelle deux membres ayant voté du côté gagnant peuvent demander la reconsidération d'une décision afférente à ce point est prolongée jusqu'à la fin de la séance durant laquelle on en termine l'étude.

15. Vote

Le mode de votation par défaut est le vote ouvert utilisant le module de votation électronique, avec un affichage instantané du vote et sa destruction dès que le résultat est connu; le vote secret est accordé sur simple proposition appuyée.

Tout membre de l'Assemblée a le droit de s'abstenir lors d'un vote. Le membre qui s'abstient de voter est réputé absent pour les fins du décompte des voix, mais présent pour les fins du quorum.

16. Caractère public et ordonné des séances

Les séances de l'Assemblée sont publiques, sauf lorsque la majorité des membres présents en décide autrement.

Le président peut sommer de se retirer toute personne qui, d'une manière quelconque, gêne les travaux de l'Assemblée.

17. Propositions

Les propositions doivent être mises par écrit et distribuées aux membres, ou pouvoir être dictées en séance au secrétaire pour transcription au tableau.

18. Absentéisme

Tous les membres de l’Assemblée universitaire ont le devoir d’être présents aux séances de l’Assemblée.

Un rappel annuel de ce devoir et des principes de responsabilisation et de représentation sur lesquels se fonde ce devoir sera effectué auprès des membres de l’Assemblée.

Un rappel de ce devoir sera transmis par le secrétaire général à tout membre qui aura été absent à toutes les séances durant une période de trois mois consécutifs, les mois de juillet et août étant exclus.

19. Calendrier des séances

L’Assemblée, sur proposition du Comité de l’ordre du jour, adopte le calendrier annuel des séances et fixe le moment de la tenue de séances intensives.

 

SECTION III - COMITÉ PLÉNIER

20. Comité plénier

Lorsque l'Assemblée se forme en Comité plénier, le président des délibérations de l'Assemblée préside le comité et le secrétaire, faisant office de secrétaire du comité, consigne au procès-verbal les délibérations ainsi que le rapport du Comité plénier.

 

SECTION IV - LES COMITÉS DE L'ASSEMBLÉE

21. Comités spéciaux et permanents

L'Assemblée veille à la formation et au maintien des comités permanents suivants :

- le Comité des différends
- le Comité d'appel des différends
- le Comité de nomination
- le Comité de l'ordre du jour
- le Comité de la recherche
- le Comité des règlements
- le Comité du statut du corps professoral
- le Comité du budget de l'Assemblée universitaire
- le Comité de révisions des décisions disciplinaires concernant les étudiants

Elle peut également former les comités spéciaux qu'elle juge à propos.

22. Qualité non requise

Sauf pour le Comité de nomination et le Comité de l'ordre du jour, la qualité de membre de l'Assemblée n'est pas requise pour être membre des comités de cette dernière.

Le secrétaire général est membre d'office du Comité de l'ordre du jour.

23. Comité de nomination

Les membres du Comité de nomination sont élus selon la procédure décrite à l'article 8.01 des statuts, sauf que le délai de convocation et d'envoi de la liste des candidats est de neuf jours avant la séance. Chaque année, ils choisissent parmi eux un président.

24. Autres comités

Le président et les membres des autres comités de l'Assemblée sont nommés selon la procédure suivante :

a) Dès qu'il y a un poste à pourvoir, le secrétaire général envoie à tous les membres de l'Assemblée un avis les en informant et leur demandant de faire parvenir, dans le délai prescrit, leurs suggestions au Comité de nomination. Le président du Comité de nomination consulte également le président du comité où il y a vacance afin d'obtenir ses suggestions.

b) Les candidats qui maintiennent leur candidature doivent faire parvenir au comité de nomination une courte note biographique de 250 mots maximum dans laquelle ils peuvent également indiquer les raisons qui motivent leur candidature, les candidats peuvent également soumettre une photographie. Les candidats doivent avoir un délai raisonnable pour soumettre leur note biographique.

Avant de proposer à l'Assemblée la nomination d'un étudiant à un comité, le Comité de nomination doit en l'absence de procédure spécifique faire un appel de suggestions de noms auprès du conseil représentant les étudiants prévu à l'article 37.01 des statuts et consulter celui-ci à l'égard des étudiants suggérés par les membres de l'Assemblée.

c) Dès que le Comité de nomination est en mesure de faire rapport, la question est inscrite à l'ordre du jour de la prochaine séance de l'Assemblée.  Le rapport du comité de nomination est envoyé aux membres de l’Assemblée qui peuvent également consulter les notes biographiques des divers candidats.

À cette séance, le président du Comité de nomination présente le rapport du comité qui comporte la liste des candidats suggérés et la recommandation du comité, au moment de la présentation, le Comité justifie sa recommandation. Les membres de l'Assemblée peuvent poser des questions au comité.

d) Un membre de l'Assemblée qui est en désaccord avec la recommandation du comité peut proposer une personne qui n'a pas été recommandée par le comité à condition que la personne proposée figure dans la liste des suggestions étudiées par le Comité de nomination tel qu’établi à l’alinéa a).  Le membre de l’Assemblée doit avoir obtenu  du candidat qu’il maintient sa candidature et l’appui d’un autre membre de l’Assemblée. Il peut faire état brièvement des arguments en faveur de cette candidature; s'il le fait, un porte-parole du Comité de nomination peut faire de même à l'égard de la candidature recommandée par le comité. Après scrutin, est élu le candidat ayant obtenu la majorité relative des voix.

25. Mandat des membres

Le mandat des membres des comités permanents de l'Assemblée est de quatre ans, sauf les dérogations suivantes :

a) Au Comité de la recherche, le mandat des membres nommés par l'Assemblée universitaire est :

- pour les professeurs, de trois ans
- pour les étudiants, de deux ans et non renouvelable
- pour les attachés de recherche, de deux ans.

b) Au Comité des différends, le mandat des membres est de trois ans. Lorsque le mandat d'un membre arrive à échéance pendant l'audition d'un différend dont il est saisi, ce mandat est prolongé jusqu'au prononcé du jugement et pour cette fin seulement; le remplacement se fait sans tenir compte de la prolongation.

c) Au Comité de nomination et au Comité de l'ordre du jour, le mandat cesse également lorsque prend fin la qualité de membre de l'Assemblée.

 

SECTION V - COMITÉS MIXTES

26. Participation à des comités mixtes

L'Assemblée peut participer à la constitution de comités mixtes.

27. Élection à des comités mixtes

La procédure prévue à l'article 23 du présent règlement régit l'élection, par l'Assemblée, de membres des comités mixtes.

 

SECTION VI - RÈGLES RELATIVES À L'ÉTUDE DES RAPPORTS DES COMITÉS

28. Rapporteurs

Les comités font rapport à l'Assemblée par l'entremise de leur président ou d'un rapporteur désigné parmi leurs membres.

S'il y a un rapport minoritaire, les signataires de ce rapport peuvent se désigner un rapporteur qui fait également rapport à l'Assemblée.

La qualité de membre de l'Assemblée n'est pas requise à ces fins.

29. Rapports inscrits sous la rubrique "Affaires soumises pour décision immédiate"

L'étude des rapports inscrits à l'ordre du jour sous la rubrique "Affaires soumises pour décision immédiate" est précédée d'une courte présentation orale.

30. Rapports inscrits sous la rubrique "Affaires soumises pour étude"

Les principes ou les orientations fondamentales d'un rapport inscrit sous la rubrique "Affaires soumises pour étude" sont clairement exposés dans un préambule. Le rapport fait l'objet d'une présentation orale à l'Assemblée.

31. Discussion générale

La présentation d'un rapport inscrit sous la rubrique "Affaires soumises pour étude" est suivie d'une discussion générale dont le but est de permettre aux membres qui le désirent de faire part de leurs réactions sur les principes ou les orientations du rapport. Lors d'une telle discussion, un membre ne peut intervenir une seconde fois que si tous les membres désirant intervenir une première fois ont eu le loisir de le faire.

Le Comité de l'ordre du jour, après consultation du comité ou de la personne d'où émane le rapport, fixe la durée de la discussion générale.

Au terme de cette discussion générale, l'Assemblée peut notamment procéder à l'étude d'ensemble du rapport ou le retourner immédiatement au Comité.

Dans ce dernier cas, le comité invite les membres de l'Assemblée qui le désirent à faire valoir leur point de vue sur la teneur du rapport ou y proposer des modifications.

Dans son nouveau rapport, le Comité indique les motifs pour lesquels il a, ou n'a pas, tenu compte des propositions qui lui ont été faites.

 

SECTION VII - ÉLECTION À LA COMMISSION DES ÉTUDES

32. Élections par l'Assemblée

Les membres de la Commission des études désignés par l'Assemblée sont élus selon la procédure d'élection décrite à l'article 8.01 des statuts.

 

SECTION VIII - DISPOSITIONS FINALES

33. Adoption et abrogation

Le présent règlement entre en vigueur le jour de son adoption par l'Assemblée (le 6 octobre 1980) et abroge toutes dispositions antérieures relatives à la régie interne de l'Assemblée.

(Adopté le 1969-02-10, amendé le 1970-10-05, le 1970-11-23, le 1976-06-07,
le 1977-04-25, le 1978-05-01, le 1980-10-06, le 84-10-01, le 2003-05-26, le 2007-12-17, le 2008-04-21, le 2009-02-23 [AU-505-9], le 2016-04-18 [AU-0578-8.1], le 2016-09-12 [AU-0580-8]).

COMITÉ PLÉNIER1

L'Assemblée se constitue un Comité plénier quand elle désire étudier une question avec toute la liberté désirable (C.M. p. 89);

Le président des délibérations de l'Assemblée préside le Comité plénier et fait rapport à l'Assemblée;

Le secrétaire de l'Assemblée agit comme secrétaire du Comité plénier; il consigne au procès-verbal les délibérations et le rapport du Comité plénier;

Les discussions, les amendements et les propositions pour rédaction d'un rapport doivent être pertinents à la question dont est saisi le Comité plénier;

Les règles des débats sont les mêmes au Comité plénier qu'à l'Assemblée sauf en ce qui concerne la question préalable qui n'est pas admise (C.M. p. 122); néanmoins, les membres du Comité plénier peuvent prendre la parole plus d'une fois sur le même sujet à la discrétion du président, mais devraient s'en abstenir avant que tous les membres désireux de s'exprimer ne l'aient fait une première fois.

Le président du Comité plénier fait rapport à l'Assemblée qui reprend la séance régulière. Ce rapport est reçu comme un rapport de comité. L'Assemblée peut simplement le recevoir aux fins de le discuter ou de le déposer aux archives (ce qui équivaut à un dépôt sur le bureau), l'adopter (ce qui donne à ses conclusions l'effet d'une résolution de l'Assemblée), ou l'amender comme toute autre proposition (C.M. p. 90).

Les renvois se font au Code Morin, édition. 1994.

L’inscription d’un point à l’ordre du jour d’une séance de l’Assemblée universitaire selon l’article 3 du Règlement de régie interne.

Selon l’article 3 du Règlement de régie interne de l’Assemblée universitaire, le Comité de l’ordre du jour dresse l’ordre du jour de l’Assemblée. Cet article prévoit également les modalités relatives à l’inscription d’un point à l’ordre du jour. Ainsi, un membre de l’Assemblée peut présenter une demande d’inscription d’un point :

1) en adressant une demande au Comité de l’ordre du jour ;

2) en obtenant l’appui d’un membre de l’Assemblée universitaire qui contresigne la demande ;

3) en joignant à la demande les deux documents suivants :

i) un état de question indiquant notamment les raisons pour lesquelles l’Assemblée devrait en être saisi, et

ii) une proposition accompagnée de considérants en donnant les motifs.

L’état de question ainsi que la proposition doivent être suffisamment détaillés pour permettre au Comité de l’ordre du jour d’exercer le pouvoir que lui confère l’alinéa d) de l’article 3 de décider de l’opportunité de l’inscription du point.

Le Comité de l’ordre du jour ne pourra exercer ce pouvoir que si le point dont l’inscription est demandée est pertinent et relève de la juridiction de l’Assemblée.

La juridiction de l’Assemblée universitaire est déterminée par l’article 20 de la Charte de l’Université, complétée par l’article 20.01 des Statuts. Ces extraits de la Charte et des Statuts sont ci-annexés.

(AU-480-5.4 – 20 novembre 2006)

 

ANNEXE : ARTICLES PERTINENTS DE LA CHARTE ET DES STATUTS

Article 20 de la Charte

20. Pouvoirs

L'assemblée universitaire :

a) énonce les principes généraux qui président à l'orientation de l'université et à son développement;

b) adresse au conseil toutes recommandations concernant l'administration et le développement de l'université, et peut obtenir à cette fin tout renseignement d'ordre général concernant l'université;

c) fait les règlements concernant le statut des professeurs et la discipline universitaire, et en surveille l'application;

d) exerce tous autres pouvoirs prévus par les statuts.

Article 20.01 des Statuts

20.01 Pouvoirs généraux

L'assemblée universitaire :

a) énonce les principes généraux qui président à l'orientation de l'université et à son développement;

b) adresse au conseil toutes recommandations concernant l'administration et le développement de l'université, en particulier la création, la fusion et l'abolition des facultés, écoles, départements ou organismes, l'intégration, l'affiliation ou la désaffiliation d'institutions, et peut obtenir à ces fins tous renseignements d'ordre général concernant l'université;

c) fait aux autres corps universitaires toutes recommandations concernant l'université;

d) fait les règlements concernant le statut des professeurs et la discipline universitaire, et en surveille l'application;

e) participe à la modification des statuts conformément à l'article 35 de la charte;

f) est informée, avant l'adoption du budget, de la répartition des crédits entre les services et les facultés, de celle des dépenses d'immobilisation et de fonctionnement, ainsi que tout projet de développement;

g) surveille l'application de ses règlements conformément à l'article 27.09 et à l'article 27.13 ;

h) obtient communication de tout règlement, recommandation ou décision de la commission des études;

i) forme tout comité qu'elle estime utile et en détermine la composition et les attributions;

j) adopte tout règlement concernant sa régie interne.

(G.O.Q., 72-02-19, 74-07-24, 96-02-24)

La modification de l’ordre du jour par le Comité de l’ordre du jour avant la tenue d’une séance de l’Assemblée universitaire

(AU-480-5.4 – 20 novembre 2006)

Question : Une fois l’ordre du jour dressé par le comité de l’ordre du jour et envoyé aux membres de l’Assemblée universitaire, le Comité de l’ordre du jour a-t-il le pouvoir de modifier l’ordre du jour autrement que par une proposition faite en séance ?

1. L’avis de convocation doit être envoyé au moins neuf jours avant la date de la séance de l’AU et il doit être accompagné de l’ordre du jour2. C’est dire que, si le comité de l’ordre du jour a le pouvoir de modifier l’ordre du jour, il doit le faire de manière à ce que la version modifiée soit envoyée au moins neuf jours avant la séance de l’AU, car l’envoi de l’ordre du jour est assorti du même délai que celui de l’avis de convocation.

2. Si le délai de neuf jours peut être respecté, le comité de l’ordre du jour a le pouvoir de modifier l’ordre du jour : le pouvoir d’adopter comporte le pouvoir de modifier. Dans ce cas, la demande doit suivre les modalités relatives à l’inscription d’un point à l’ordre du jour prévues à l’article 3 du Règlement de régie interne (voir supra page 66). Le secrétaire général enverra alors un nouvel avis de convocation accompagné du nouvel ordre du jour.

3. Si le délai de neuf jours ne peut être respecté, le comité de l’ordre du jour n’a pas le pouvoir de modifier l’ordre du jour. La modification de l’ordre du jour doit alors être faite en recourant à l’article 12 du Règlement de régie interne de l’Assemblée. L’article 12 est rédigé en fonction de l’hypothèse où l’initiative de proposer la modification vient d’un membre de l’Assemblée. Dans les circonstances :

a. Si le membre de l’Assemblée qui souhaite faire modifier l’ordre du jour a transmis au secrétaire général une proposition de modification écrite et appuyée3 que le secrétaire général reçoit au moins six jours avant la séance de l’Assemblée, le secrétaire général communique le plus tôt possible aux membres de l’Assemblée, par écrit, la proposition de modification. La proposition sera adoptée si, lors de la séance, il recueille un vote affirmatif d’une majorité des membres présents.

[Si le comité de l’ordre du jour est consulté sur cette proposition et émet un avis favorable, le secrétaire général peut faire état de cet avis lorsqu’elle communique la proposition de modification. Cela n’est toutefois pas obligatoire, et la prise de position du comité ne constitue alors qu’un avis, non une proposition.]

b. Si le membre de l’Assemblée qui souhaite faire modifier l’ordre du jour n’a pas transmis au secrétaire général une proposition de modification écrite et appuyée dans le délai de six jours, la proposition de modification doit être présentée en séance et doit être appuyée du vote affirmatif des deux tiers des membres présents pour être adoptée.

4. Le comité de l’ordre du jour lui-même pourrait-il prendre l’initiative de proposer une modification à l’ordre du jour de la manière qui est prévue à l’article 12 du Règlement de régie interne de l’Assemblée ? Comme il est formé à la majorité de membres de l’Assemblée, il semblerait conforme à l’esprit de l’article 12 qu’il puisse le faire : une proposition émanant d’un comité où siègent plusieurs membres de l’Assemblée ainsi que le secrétaire général peut être interprétée comme l’équivalent d’une proposition faite par un membre de l’Assemblée, appuyée par un autre membre et communiquée au secrétaire général. Si l’on voulait procéder de manière formaliste, il suffirait que deux des membres du comité présentent et appuient la proposition à titre personnel. Cette précaution formelle peut être utilisée, mais elle n’apparaît pas nécessaire.

 

1 Règlement de régie interne de l’AU, art. 20.

2 Règlement de régie interne de l’AU, art. 2. a)

3 Une seconde hypothèse est prévue au paragraphe 12 a) du règlement. Il s’agit du cas où un membre de l’Assemblée proposerait verbalement, lors d’une séance de l’Assemblée, une modification à l’ordre du jour de la séance suivante. Ce genre de situation pourrait se produire si l’Assemblée se réunissait à dates très rapprochées (à une semaine d’intervalle, par exemple), comme cela se produisit dans le passé. Le rythme actuel des réunions rend cette hypothèse peu susceptible de se produire.