Comité de coordination UdeM – HEC – Poly Règlement de régie interne
1. Avis de convocation et envoi des documents
1.1. Toute séance ordinaire ou extraordinaire du Comité de coordination est convoquée par un avis écrit au moins sept jours avant la date fixée pour la tenue de celle-ci. Cet avis est accompagné de l'ordre du jour.
1.2. Les documents nécessaires à l’étude d’un point inscrit à l’ordre du jour pour décision doivent être envoyés au moins trois jours avant la séance. Lorsque cette règle n’est pas suivie, l’étude du point concerné est reportée à une prochaine séance, à moins que les membres n’en décident autrement.
2. Principes de composition et quorum
2.1 Ce comité compte neuf membres, soit pour chacun des partenaires, le secrétaire général et deux représentants de la haute direction représentant les secteurs des affaires académiques et de la recherche. Chaque partie désigne ses représentants qui demeurent en fonction jusqu’à leur remplacement.
2.2 Le quorum est le tiers des membres et doit comprendre un représentant de chacun des partenaires.
2.3 La présidence est assurée par l’un des membres désignés par le Comité de coordination selon la règle de l’alternance entre les Parties ; la durée des mandats de la présidence est de deux (2) ans.
2.4 L’Université assume le secrétariat du Comité.
3. Vote
3.1 Les décisions sont prises à l’unanimité des membres présents. Le vote se fait à main levée, à moins que le vote secret ne soit demandé par un membre.
3.2 Une abstention est un refus de se prononcer et non un vote négatif. On ne tient pas compte des abstentions dans le calcul des voix.
3.3 La personne qui préside conserve son droit de vote.
3.4 Le vote par procuration n’est pas permis, mais les membres qui participent à distance peuvent voter par un moyen électronique.
4. Consultation écrite
4.1 La consultation écrite est exceptionnelle et est permise selon la procédure prévue au présent article.
4.2 Toute question peut être soumise pour décision par consultation écrite lorsque :
a) une décision sur une question est requise avant la tenue de la prochaine séance régulière du Comité;
b) la question est de nature consensuelle, c’est-à-dire qu’elle ne porte pas à controverse et ne requiert pas de mise en contexte complexe pouvant nécessiter des explications élaborées; et
c) il serait inopportun ou impraticable de convoquer une séance extraordinaire afin de traiter de la question soumise.
5. Confidentialité
5.1 Les séances du Comité ne sont pas publiques. Tout membre ou invité est tenu à la confidentialité à l’égard de toute information dont il a connaissance dans le cadre, ou à l’occasion, des travaux du Comité, sous réserve des échanges requis par les membres dans le cadre de leurs fonctions. Au besoin, toute information ou tout document à teneur hautement confidentielle pourront être identifiés comme tels.
(CC3E-0005-5)