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Accès à l’information

Par souci de transparence, l’Université de Montréal diffuse de nombreux documents sur son site web pour partager de l’information dans une approche proactive.

Si vous n’y trouvez pas le document recherché, nous vous invitons à en faire la demande en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès).

Conditions d’admissibilité d’une demande

  • Le document demandé doit exister. L’Université n’est pas tenue de préparer un nouveau document pour répondre à une demande. Pour être admissible, une demande doit porter sur un document ne requérant ni calcul ni comparaison. 
  • La demande doit être suffisamment claire pour que l’Université puisse repérer le document demandé. Au besoin, l’Université peut vous aider à cet effet.

Comment formuler une demande et à qui l’envoyer

La demande d’accès peut être faite verbalement ou par écrit. Cependant, seules les demandes écrites donnent droit à une demande de révision de la décision de l’organisme public auprès de la Commission d’accès à l’information. Nous vous invitons donc à produire une demande écrite.

Des modèles de lettre de demandes d’accès sont disponibles sur le site web de la Commission d’accès à l’information, selon le modèle qui convient le mieux à votre besoin :

  • Demande d’accès à un document détenu par un organisme public;
  • Demande d’accès à vos renseignements personnels;
  • Demande de rectification de vos renseignements personnels.

Afin de faciliter le traitement de votre demande, prenez soin de fournir les informations suivantes si elles sont applicables :

  1. La période pour laquelle la demande s’applique.
    À l’Université, l’année financière débute le 1er mai et se termine le 30 avril. En l’absence de précision sur la période visée par la demande, les documents vous seront fournis pour cette période.
  2. Le cycle d’étude, le programme ou le cours visé par la demande.
  3. Le titre du poste ou le nom de la personne visée par la demande.
    Une recherche peut être faite sur le répertoire de l’Université afin de bien identifier la personne ou le poste visé.

La demande doit être envoyée au responsable de l’accès aux documents à l’Université, Monsieur Alexandre Chabot. La demande peut être transmise par la poste, par courriel ou par télécopieur à l’une des adresses suivantes :

Par courrier :

Monsieur Alexandre Chabot
Secrétaire général
C.P. 6128, succursale Centre-ville
Montréal (Québec) H3C 3J7

Par courriel :

secretariat-general@umontreal.ca

Par télécopieur :

Télécopieur : 514 343-2239

Traitement de votre demande

Un accusé de réception vous sera envoyé dans les dix jours de la réception de votre demande par le responsable de l’accès. L’accusé de réception précisera la date de votre demande ainsi que sa date de réception.

La durée de traitement d’une demande est de vingt jours suivant la date de réception. Cependant un délai additionnel ne dépassant pas dix jours, peut être parfois requis.

Le responsable doit motiver tout refus d’accéder à une demande et indiquer la disposition de la Loi sur l’accès sur laquelle il appuie sa décision et indiquer au demandeur les délais et la façon de faire appel de la décision rendue.

Le responsable de l’accès peut demander l’autorisation de la Commission d’accès à l’information de ne pas tenir compte de demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique ou à une demande dont le traitement serait susceptible de nuire sérieusement aux activités de l’organisme.

Exercer son droit d’accès et frais applicables

Une fois la demande traitée, l’accès au document peut se faire de différentes façons :

  • Consultation sur place durant les heures habituelles de travail ou à distance (consultation d’une section d’un site web par exemple).
  • Le demandeur peut aussi demander à recevoir copie d’un document.

L’accès au document est gratuit. Cependant, des frais peuvent être exigés pour la reproduction ou la transcription des documents en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.

Restrictions au droit d’accès

Bien que le principe général de la Loi sur l’accès demeure l’accessibilité aux documents des organismes publics, certaines exceptions s’appliquent à des documents ou sections de documents. Les principaux motifs de refus sont :

  • Renseignements personnels qui sont, par principe, confidentiels (Art. 53);
  • Renseignements industriels, financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques dont la divulgation pourrait porter préjudice à l’Université ou apporter un avantage appréciable à une autre personne (Art. 22);
  • Secrets industriels d’un tiers ou renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical de nature confidentielle fournis par un tiers et traité de manière confidentielle par ce tiers (Art. 23);
  • Renseignements fournis par un tiers et dont la divulgation pourrait porter préjudice à ce tiers ou apporter un avantage appréciable à une autre personne (Art. 24);
  • Renseignements dont la communication pourrait nuire au déroulement d’une enquête, d’une poursuite judiciaire ou d’une négociation (Art. 28);
  • Analyse pouvant avoir un effet sur une procédure judiciaire (Art. 32);
  • Avis ou recommandation faite depuis moins de dix ans par un membre de son personnel, un membre du personnel d’un autre organisme public ou un consultant (Art. 37);
  • Analyse produite à l’occasion d’une recommandation faite dans le cadre d’un processus décisionnel en cours (Art. 39);
  • Épreuve destinée à l’évaluation comparative des connaissances, des aptitudes, de la compétence ou de l’expérience d’une personne, jusqu’au terme de l’utilisation de cette épreuve (Art. 40).

Si une restriction au droit d’accès s’applique à votre demande, l’Université pourra refuser de vous donner accès au document demandé, si les renseignements visés par les restrictions en forme la substance. Dans les autre cas, l’Université devra retrancher les passages visés par les restrictions et vous donnera accès au reste du document.

Révision de la demande

En cas de refus de vous donner accès au document demandé, vous pouvez faire appel de la décision de l’Université auprès de la Commission d’accès à l’information dans les trente jours suivant la date de la décision, ou en l’absence de réponse, dans un délai de trente jours du délai accordé par la Loi sur l’accès pour répondre à votre demande.

 

Pour toute question concernant le dépôt d’une demande d’accès, communiquez avec nous par courriel à secretariat-general@umontreal.ca ou par téléphone au 514 343-5629.