Toute personne, notamment un employé ou un étudiant de l’Université, un fournisseur, un prestataire de services, un citoyen, etc., peut effectuer le signalement d’un acte répréhensible commis ou sur le point de l’être à l’égard de l’Université ou d’un membre de la communauté universitaire.

Si vous êtes témoin ou informé qu'un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l'être à l'égard de l'Université ou d'un membre de la communauté universitaire, tels que :

• Contravention à une loi ou à un règlement applicable à l'Université, ou à une réglementation interne de l'Université (règlement, politique, procédure, directive de l'UdeM)
• Manquement grave aux normes d'éthique et de déontologie de l'Université
• Usage abusif des fonds ou des biens de l'Université (vol, fraude, malversation, corruption, collusion)
• Cas grave de mauvaise gestion, y compris un abus d'autorité
• Manquement ou risque de manquement aux obligations de l'Université en matière de santé et de sécurité des personnes ou de l'environnement
• Plagiat
• Infraction en matière de probité intellectuelle en recherche
• Usage de faux document et fausse représentation
• Harcèlement psychologique
• Violence à caractère sexuel
• Dommage aux biens de l'Université
• Autre acte répréhensible
• Le fait d'ordonner ou de conseiller à une personne de commettre un acte énuméré ci-dessus

• La description de l'acte répréhensible;
• Le nom des personnes et/ou de l'unité impliquées;
• Les éléments circonstanciels (date, lieu, etc.) et toute information pertinente.

Toutes les mesures nécessaires sont prises afin de préserver l’anonymat d’une personne qui effectue un signalement via la plateforme. Ni l’identité, ni l’adresse de courriel fournie lors du signalement, le cas échéant, ne sont transmis à l’Université sans le consentement de l’auteur du signalement. L’adresse de courriel est utilisée uniquement pour les communications subséquentes afin d’obtenir, au besoin, un complément d’information aux fins de vérification. Elle est encryptée sur la plateforme externe et n’est jamais divulguée à l’Université. Toutes les communications avec l’auteur d’un signalement sont effectuées avec une référence au numéro de dossier et un mot de passe. L’adresse de courriel de l’auteur du signalement n’apparaît pas dans ces échanges de communications.

Si vous souhaitez préserver votre anonymat, assurez-vous que les renseignements, documents, fichiers, photos, etc. que vous transmettez ne comportent pas de données permettant de vous identifier.

De plus, tous les signalements sont traités de manière confidentielle, objective et impartiale.

Cependant, l’Université peut mettre fin au traitement d’un signalement si l’anonymat de l’auteur, la confidentialité du signalement ou l’insuffisance des renseignements l’empêchent d’effectuer les vérifications requises.

Il est interdit d’exercer des représailles contre toute personne, incluant les employés et les étudiants, pour le motif qu’elle a transmis de bonne foi un signalement ou collaboré à une vérification ou à une enquête menée à la suite d’un signalement.

Il est également interdit de menacer toute personne de représailles pour qu’elle s’abstienne de faire un signalement ou de collaborer à une vérification ou à une enquête menée à la suite d’un signalement.

Sont considérées des représailles le congédiement, la rétrogradation, la suspension ou le déplacement d’une personne ainsi que toute autre mesure disciplinaire ou mesure portant atteinte à son emploi ou à ses conditions de travail.

Quiconque commet ou menace une personne de représailles s’expose à des sanctions en vertu de la Loi, du règlement disciplinaire qui lui est applicable et du droit du travail.

Le signalement est porté à l’attention du secrétaire général de l’Université. Une première étape consiste à valider la recevabilité du signalement. Si le signalement est recevable, la deuxième étape consiste à effectuer les vérifications nécessaires pour valider si un acte répréhensible a été commis.

Selon la nature du signalement, le secrétaire général peut confier un mandat d’effectuer les vérifications ou enquêtes requises à un membre du personnel de l’Université ou à l’externe. La personne ainsi mandatée est tenu aux mêmes obligations de confidentialité.

Un accusé de réception est transmis dans les 5 jours ouvrables du signalement.

Une décision sur la recevabilité du signalement est transmise dans les 15 jours ouvrables du signalement si des coordonnées de l’auteur du signalement permettent d’en faire la transmission.

Un avis de la fin de la vérification est transmis dans les 6 mois de la réception du signalement si des coordonnées de l’auteur du signalement permettent d’en faire la transmission.

Au terme de la vérification, si un acte répréhensible a été commis, des mesures correctrices ou des sanctions appropriées pourront être prises, s’il y a lieu, notamment l’annulation d’un contrat, des mesures disciplinaires, etc. Si le secrétaire général l’estime à propos, il peut informer l’auteur du signalement des suites qui ont été données au signalement.

Le secrétaire général peut refuser de donner suite à un signalement ou y mettre fin après avoir considéré, notamment :

• que le signalement n’est pas dans la juridiction de l’Université; alors celui-ci pourra être transféré à l’organisme responsable avec l’accord de l’auteur du signalement;
• que le signalement est frivole;
• que les renseignements ou les preuves sont insuffisants pour donner suite au signalement et faire une vérification ou enquête;
• que, suite aux vérifications, les renseignements ou les preuves transmis ne sont pas corroborés;
• que l’objet du signalement met en cause le bien-fondé des politiques ou d’objectifs des programmes de l’Université.