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Comité d'audit et des finances

Statut

 

Comité créé par le Conseil de l'Université lors de la 118e réunion tenue le 16 décembre 1974. Lors de la 0651e séance tenue le 12 novembre 2018, le Conseil de l'Université a fusionné le Comité de vérification et le Comité des finances et a adopté une nouvelle composition et un nouveau mandat. Le 8 juin 2020, le Comité a changé de nom pour Comité d’audit et des finances.

(Dél. CU-845, CU-0651-5.3, CU-0664-5.2)

Mandat

Le Comité d’audit et des finances (le « Comité ») assiste le Conseil de l'Université (le « Conseil ») dans son rôle de surveillance de l'intégrité de l'information financière, du processus de gestion des risques, du contrôle interne, de la supervision de l’auditeur interne et de l'auditeur externe ainsi que de la conformité aux lois et règlements applicables à l'Université. De plus, il examine les différents facteurs et décisions de nature budgétaire ou financière ayant un impact sur la situation financière à court et moyen terme de l'Université. Il doit notamment,

1.  Pour ce qui est de la surveillance de l'intégrité de l'information financière :

1.1.  Examiner les conventions comptables, les divulgations de nature financière, les questions ou les données à l'égard desquelles la direction doit exercer sa discrétion ou fournir des prévisions, ainsi que les hypothèses qui les sous-tendent, les opérations entre apparentés et d'autres aspects se rapportant à la préparation des états financiers ;

1.2.  Approuver le plan de travail, l'étendue de l'audit et le calendrier des travaux de l'auditeur externe ;

1.3.  Examiner les rapports de l'auditeur externe découlant de son audit et toute autre communication écrite importante entre l'auditeur externe et la direction et toute autre question d'audit soulevée par l'auditeur externe ainsi que les mesures prises par la direction à cet égard et veiller au suivi des recommandations émises par l'auditeur externe ;

1.4.  Recommander au Conseil l'approbation des états financiers annuels et de tout autre document financier public;

1.5.  Examiner la nomination des principaux responsables de l'information financière;

2.  Pour ce qui est de la supervision de l'indépendance de l'auditeur externe :

2.1.  Recommander au Conseil la nomination de l'auditeur externe et sa rémunération ;

2.2.  Évaluer annuellement l'auditeur externe (performance, objectivité, esprit critique, compétences, qualité des communications et interactions, contrôle de la qualité, etc.) et s'assurer de son indépendance ;

2.3.  Approuver au préalable toutes les missions de services non liés à l'audit des états financiers par l'auditeur externe et en faire rapport annuellement au Conseil ;

2.4.  Arbitrer les différends entre la direction et l'auditeur externe et faire, le cas échéant, une recommandation au Conseil ;

3.  Pour ce qui est de la supervision de l’auditeur interne :

3.1.  Nommer l’auditeur général du Bureau d’audit interne (BAI) et, de concert, avec le vice-recteur responsable de l'administration, établir ses conditions d'emploi en conformité avec les règles internes de l'Université; 

3.2.  Examiner annuellement la charte du BAI et, s'il y a lieu, les modifications proposées aux fins d'en recommander l'adoption par le Conseil et d'en assurer la mise en œuvre ;

3.3.  Examiner et approuver la stratégie ainsi que les plans annuels du BAI en fonction des orientations stratégiques de l'Université. Annuellement, approuver le plan des activités du BAI fondé sur les risques, comprenant la nature et l'étendue des travaux ;

3.4.  Veiller à l'exécution du plan de travail du BAI et être informé sans délai, le cas échéant, des difficultés rencontrées par l’audit interne et des limitations imposées à son travail ;

3.5.  S'assurer que le BAI dispose des ressources adéquates en qualité et expérience en fonction des mandats qui lui sont confiés ;

3.6.  Obtenir du BAI des analyses spécifiques lorsque le Comité le juge opportun ;

3.7.  Évaluer annuellement le BAI ;

3.8.  Superviser le processus d'évaluation, aux cinq (5) ans, des pratiques professionnelles du BAI afin de déterminer si celles-ci sont conformes au Cadre de référence international de la pratique professionnelle de l'audit interne émis par l'Institut des auditeurs internes ;

3.9.  Recevoir le rapport annuel du BAI ;

3.10.  Veiller à ce que le BAI exerce ses fonctions de façon indépendante et bénéficie de la pleine collaboration des personnes de l'institution ;

3.11.  Arbitrer les différends entre la direction et le BAI et faire, le cas échéant, une recommandation au Conseil ;

4.  Pour ce qui est de la surveillance de la conformité aux lois, règlements et politiques internes :

4.1.  Surveiller les processus mis en place par la direction pour assurer la conformité aux lois, règlements et politiques internes qui la concernent et en évaluer l'efficacité ;

4.2.  Examiner la conformité de l'Université à ses politiques en matière d'éthique ;

4.3.  Examiner les conclusions de tout examen mené par des organismes de réglementation;

4.4.  Veiller à l’avancement des pratiques en matière de conformité et recevoir des rapports périodiques de l’unité traitant la conformité;

4.5.  Informer annuellement le Conseil de l’état de la conformité à l’Université;

5.  Pour ce qui est de la surveillance du contrôle interne :

5.1.  Examiner les systèmes de contrôle interne de l'Université à l'égard de l'information financière ;

5.2.  Formuler au Conseil des observations et des recommandations sur des enjeux liés aux processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle, à la conformité aux lois, règlements et politiques de l'Université ;

5.3.  Revoir annuellement les réponses et les plans d'action de la direction quant aux constatations et aux recommandations du BAI, et le suivi de ces plans ;

5.4.  Recevoir un rapport annuel sur les faits saillants des contrats conclus par l'Université ainsi que des changements qui y ont été apportés ;

5.5.  Recevoir trimestriellement les rapports requis par le gouvernement du Québec pour des contrats d'approvisionnement, de services, de travaux de construction ou tout autre contrat conclus par l'Université;

5.6.  Recevoir tout rapport de la direction concernant les cas de fraudes, de litige, de dénonciation et de manquement majeur aux pratiques de contrôle ;

5.7.  Aviser par écrit le Conseil dès qu'il découvre des opérations ou des pratiques de gestion qui ne sont pas saines ou qui ne sont pas conformes aux lois, règlements et politiques de l'Université;

5.8.  Veiller à l’avancement du cadre de gestion de la fraude et recevoir des rapports périodiques de l’unité traitant la prévention de la fraude;

5.9.  Informer annuellement le Conseil de l’état de la prévention de la fraude à l’Université;

6.  Pour ce qui est de la surveillance des politiques et orientations financières :

6.1.  Cadre de politique financière

6.1.1.  Revoir, au besoin, les politiques et processus qui encadrent la conduite des activités financières de l'Université, les emprunts, l'acquisition et la disposition d'actifs. Le cadre politique intégrera également les politiques relatives à l'identification et à la gestion des risques financiers stratégiques.

6.1.2.  Analyser la politique de placement du fonds de dotation, élaborée par le Comité de gestion du fonds de dotation, et faire ses recommandations au Comité exécutif.

6.2.  Planification financière à long terme et risque financier

6.2.1.  Réviser les objectifs financiers pluriannuels et les plans connexes découlant du processus de planification stratégique de l'Université. Suivre la réalisation de ces objectifs à long terme.

6.2.2.  Surveiller la santé financière et les risques connexes pour l'Université, y compris ceux liés au financement gouvernemental, aux dépenses en capital, à la collecte de fonds, aux fonds de dotation, aux régimes de retraite et autres avantages postérieurs à l'emploi.

6.2.3.  Guider l'élaboration et la maintenance d'indicateurs de santé financière pour l'Université qui peuvent l’aider à s'acquitter de ses responsabilités en matière de planification financière à long terme et de suivi.

6.3.  Budget et résultats financiers

6.3.1.  Analyser les orientations budgétaires annuelles élaborées par le Comité du budget et faire ses recommandations au Comité exécutif.

6.3.2.  Réviser sur une base périodique les états financiers, y compris la performance financière par rapport au budget et les divers outils d'analyse dont des indicateurs financiers.

6.4.  Financement et gestion de la dette

6.4.1.  Analyser les stratégies de financement de la dette ou de projets particuliers d'immobilisation et les structures de financement qui en découlent.

6.4.2.  Réviser le rapport sur la gestion par l'Université des placements, des emprunts, des montages financiers particuliers et de l'évolution de la dette.

7.  Pour ce qui est de la surveillance de la gestion intégrée des risques :

7.1.  Veiller à ce que la direction de l'Université élabore et mette en place une politique de gestion intégrée des risques et de protection des droits et actifs de l'Université ;

7.2.  Examiner les processus de l'Université aux fins de l'identification, de l'évaluation, de l'atténuation et, si nécessaire, de la déclaration de risques auxquels l'Université est exposée, ainsi que les mesures prises par cette dernière pour surveiller et limiter les risques retenus par le Conseil ;

7.3.  Informer annuellement le Conseil de l'état de la gestion des risques à l'Université, incluant l'évaluation des mesures de protection et de mitigation des risques prioritaires effectuées par la direction de l'Université ;

7.4.  Recommander au Conseil des modifications au processus, à la politique ou au cadre de gestion des risques;

7.5.  Émettre des recommandations au Conseil sur des sujets qui pourraient comporter un risque élevé pour l’Université;

7.6.  Réviser toute activité susceptible de nuire à la bonne réputation de l'Université ou susceptible d'accroître considérablement les risques de celle-ci ;

7.7.  Examiner le plan annuel des travaux de l'unité de gestion des risques;

7.8.  Le Conseil peut déléguer certaines tâches spécifiques et l’examen de certaines questions relatives à la gestion des risques à un ou à plusieurs comités du Conseil, à la condition que ces derniers fassent rapport annuellement au Comité.

8.  Gouvernance et reddition de compte :

8.1.  Annuellement, le Comité évalue et examine sa performance ;

8.2.  Annuellement, le Comité examine le caractère adéquat de son mandat et en discute avec le Comité de gouvernance de l'Université ;

8.3.  Le Comité produit annuellement un rapport rendant compte de ses activités au Conseil ;

8.4.  Procéder à toute rencontre jugée appropriée avec la direction de l'Université, le BAI et l'auditeur externe.

Conformément au règlement de régie interne du Conseil, le Comité, avec l'accord du chancelier, lorsque les circonstances le justifient, peut s'adjoindre les conseillers externes et les ressources qu'il juge nécessaire pour les besoins de son mandat. En pareil cas, le Comité en informe le secrétaire général ou le recteur qui procède à l'octroi des mandats au nom du Comité.

(Dél. CU-558-7.5, CU-593-5.5, CU-0643-5.3, CU-0651-5.3, CU-0664-5.2)

Composition

Président

Luc Villeneuve
m-1
CU-0651-5.3
2022-05-31
FCPA, FCA

Membres

Membres d'office

Le recteur ou son représentant

Daniel Jutras
Recteur

Le chancelier

Louis Roquet
Recteur

Au moins trois membres indépendants du Conseil, nommés par le Conseil

Madeleine Féquière
m-2
CU-0656-6.6
2023-05-31 (2023-03-12)
Directrice générale et chef du crédit corporatif
Domtar Corporation
Luc Villeneuve
m-1
CU-0647-5.10
2022-05-31 (2022-05-31)
FCPA, FCA
N ...

Au moins un membre externe, nommé par le Conseil

Michel Doyon
m-2
CU-0639-7.1
2021-05-31
CPA/CA retraité, MBA
Catherine Lenfant
m-1
CU-0651-5.3
2022-05-31
CPA, CA, EEE, MBA
Vice-présidente Expertise financière, Desjardins Capital

Secrétaire

Le secrétaire général
Alexandre Chabot

(Dél. CU-845, CU-0651-5.3)

Chargé de comité

Alain Lacombe
Chargé de comité
Secrétariat général