1. Sous réserve des dispositions de la charte, des statuts et du présent règlement

a) Les délibérations de l’Assemblée universitaire sont régies par le Guide de procédure des assemblées délibérantes publié par le Secrétariat général de l’Université de Montréal, 4^e édition 2001.

b) Pour tout ce qui n’est pas prévu par ce Guide de procédure des assemblées délibérantes, la procédure d’assemblée codifiée par Victor Morin dans son ouvrage : Procédure des assemblées délibérantes (édition 1994, Beauchemin) s’applique.

2. Avis de convocation et envoi des documents

a) Toute séance ordinaire ou extraordinaire de l'Assemblée est convoquée par un avis écrit au moins neuf jours avant la date fixée pour la tenue de celle-ci. Cet avis est accompagné de l'ordre du jour.

b) Les documents nécessaires à l'étude d'un point inscrit à l'ordre du jour pour décision doivent être envoyés au moins neuf jours avant la séance. Lorsque cette règle n'est pas suivie, l'étude du point concerné est reportée à une prochaine séance.

c) Les documents d'information doivent être envoyés au moins deux jours ouvrables avant la séance. Lorsque cette règle n'est pas suivie, l'étude du point concerné est reportée à une prochaine séance si le tiers des membres présents le demande.

3. Ordre du jour

a) Tout membre de l'Assemblée, tout comité de celle-ci et tout membre de la communauté universitaire peut demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour d'une séance de l'Assemblée.

b) Pour être recevable, la demande doit être adressée au Comité de l'ordre du jour dans les délais prescrits par celui-ci et inclure :

c) Sous réserve de l'article 50.06 des statuts, le Comité de l'ordre du jour décide de l'opportunité de l'inscription.

d) Le Comité de l'ordre du jour peut fixer l'étude d'un point à une heure déterminée ou fixer sa durée.

e) Le Comité de l'ordre du jour peut proposer à l'Assemblée, en fonction des points inscrits à l'ordre du jour, de l'état d'avancement de l'étude des dossiers et des dates réservées à cette fin au calendrier de ses séances, la tenue d'une séance intensive ainsi que la durée d'une telle séance.

4. Modification de l'ordre du jour

Tout membre de l'Assemblée a le droit de proposer une modification de l'ordre du jour d'une séance ordinaire de l'Assemblée. Pour être recevable, cette demande doit être dûment appuyée et recevoir un vote affirmatif des deux tiers 2/3 des membres présents.

5. Ordre d'inscription des points

L'ordre du jour d'une séance ordinaire de l'Assemblée comprend les points suivants :

Le Comité de l'ordre détermine l'ordre d'inscription des autres points.

^[1] Point d'information sur les mesures de suivi des décisions consignée au procès-verbal de la séance précédente ou d'une séance antérieure ou encore de la réponse à une question reportée.

6. Correspondance

Au point correspondance, toute correspondance adressée à l'Assemblée par le biais de son secrétaire est déposée. Pour ce faire, la correspondance doit avoir été reçue par le secrétaire dans un délai minimal de trois jours précédant la séance, à défaut, elle sera déposée à la séance suivante.

Sont recevables les questions portant sur cette correspondance et les propositions en vue de résolutions d'usage.

7. Période d'information

La période d'information se divise en deux parties :

Sont également recevables à ce point les propositions en vue de résolutions d'usage ainsi que celles visant à demander qu'une question qui y est soulevée soit inscrite à l'ordre du jour de l'Assemblée.

8. Période de questions

Durant la période de questions sont recevables toutes questions relatives aux matières relevant de la juridiction de l'Assemblée.

Priorité est donnée aux questions écrites qui sont remises au président des délibérations ou au secrétaire général au moins six jours avant la date de la tenue de l'Assemblée.Une seule question par membre de l'Assemblée est admise, ainsi qu'une question complémentaire suivant immédiatement la réponse. Néanmoins, lorsque tous les membres de l'Assemblée qui l'ont demandé sont intervenus durant la période de questions, il est possible pour un membre de présenter une nouvelle question.

Les membres de l'Assemblée présentent leurs questions et leurs réponses avec concision et précision, de manière à permettre au plus grand nombre de membres d'intervenir pendant la période de questions.

Sont également recevables à ce point les propositions visant à demander qu'une question qui y est soulevée soit inscrite à l'ordre du jour de l'Assemblée.

9. Répartition du temps

Le temps consacré aux séances ordinaires est réparti comme suit :

a) L'étude des cinq premiers points statutaires dure au plus quarante minutes.

b) La période de questions dure au plus trente minutes. Elle est prolongée d'office pour une période égale à la durée non écoulée du temps prévu au paragraphe a).

10. Levée ou ajournement

Une séance ordinaire ou extraordinaire de l'Assemblée peut être interrompue par la levée ou l'ajournement.

La levée de la séance y met fin d'une façon définitive, tandis que l'ajournement la suspend dans l'intention de la continuer, selon le même ordre du jour, à une date antérieure à celle prévue pour la prochaine séance ordinaire.

Malgré les règles 64 et 66 du Guide de procédures des assemblées délibérantes, lorsque la levée ou l'ajournement intervient avant qu'on ait terminé l'étude d'un certain point de l'ordre du jour, ce point est repris comme s'il n'y avait pas eu interruption, et en tenant compte des propositions déjà faites ; la période durant laquelle deux membres ayant voté du côté gagnant peuvent demander la reconsidération d'une décision afférente à ce point est prolongée jusqu'à la fin de la séance durant laquelle on en termine l'étude.

11. Vote

À moins du consentement unanime de l'Assemblée pour la tenue d'un vote ouvert, le vote par défaut est le vote secret via un module de votation électronique.

12. Caractère public et ordonné des séances

Les séances de l'Assemblée sont publiques, sauf lorsque la majorité des membres présents en décide autrement.

Conformément à la règle 40 du Guide de procédures des assemblées délibérantes, le président peut sommer de se retirer toute personne qui, d'une manière quelconque, gêne les travaux de l'Assemblée.

13. Absentéisme

Tous les membres de l'Assemblée universitaire ont le devoir d'être présents aux séances de l'Assemblée.

Un rappel annuel de ce devoir et des principes de responsabilisation et de représentation sur lesquels se fonde ce devoir sera effectué auprès des membres de l'Assemblée.

À défaut d'avoir motivé son absence au secrétaire général en amont de la séance, un rappel de ce devoir sera transmis par le secrétaire général à tout membre qui aura été absent à trois séances consécutives.

14. Calendrier des séances

L'Assemblée, sur proposition du Comité de l'ordre du jour, adopte le calendrier annuel des séances et fixe le moment de la tenue de séances intensives.

15. Comité plénier

Lorsque l'Assemblée se forme en Comité plénier, le président des délibérations de l'Assemblée préside le comité et le secrétaire, faisant office de secrétaire du comité, consigne au procès-verbal les délibérations ainsi que le rapport du Comité plénier.

16. Comités spéciaux et permanents

L'Assemblée veille à la formation et au maintien des comités permanents suivants :

Elle peut également former les comités spéciaux qu'elle juge à propos.

17. Qualité non requise

Sauf pour le Comité de nomination et le Comité de l'ordre du jour, la qualité de membre de l'Assemblée n'est pas requise pour être membre des comités de cette dernière.

Le secrétaire général est membre d'office du Comité de l'ordre du jour.

18. Comité de nomination

Les membres du Comité de nomination sont élus selon la procédure décrite à l'article 20.02 des statuts, sauf que le délai de convocation et d'envoi de la liste des candidats est de neuf jours avant la séance. Chaque année, ils choisissent parmi eux un président.

19. Autres comités

À l'exception des nominations prévues à l'article 20.02 des statuts et de celles prévues par l'article 23 du présent règlement, le président et les membres des autres comités de l'Assemblée sont nommés selon la procédure suivante :

a) Dès qu'il y a un poste à pourvoir, le secrétaire général envoie à tous les membres de l'Assemblée un avis les en informant et leur demandant de faire parvenir, dans le délai prescrit, leurs suggestions au Comité de nomination. Le président du Comité de nomination consulte également le président du comité où il y a vacance afin d'obtenir ses suggestions.

b) Les candidats qui maintiennent leur candidature doivent faire parvenir au comité de nomination une courte note biographique de 250 mots maximum dans laquelle ils peuvent également indiquer les raisons qui motivent leur candidature, les candidats peuvent également soumettre une photographie. Les candidats doivent avoir un délai raisonnable pour soumettre leur note biographique.

c) Avant de proposer à l'Assemblée la nomination d'un étudiant à un comité, le Comité de nomination doit en l'absence de procédure spécifique faire un appel de suggestions de noms auprès du conseil représentant les étudiants prévu à l'article 37.01 des statuts et consulter celui-ci à l'égard des étudiants suggérés par les membres de l'Assemblée.

d) Dès que le Comité de nomination est en mesure de faire rapport, la question est inscrite à l'ordre du jour de la prochaine séance de l'Assemblée. Le rapport du comité de nomination est envoyé aux membres de l'Assemblée qui peuvent également consulter les notes biographiques des divers candidats.

e) Un membre de l'Assemblée qui est en désaccord avec la recommandation du comité peut proposer une personne qui n'a pas été recommandée par le comité à condition que la personne proposée figure dans la liste des suggestions étudiées par le Comité de nomination tel qu'établi à l'alinéa a). Le membre de l'Assemblée doit avoir obtenu du candidat qu'il maintient sa candidature et l'appui d'un autre membre de l'Assemblée. Il peut faire état brièvement des arguments en faveur de cette candidature ; s'il le fait, un porte-parole du Comité de nomination peut faire de même à l'égard de la candidature recommandée par le comité.

f) L'Assemblée procède à un scrutin. Les résultats du premier tour sont communiqués à l'assemblée et est nommée la personne qui recueille la majorité absolue des suffrages exprimés au premier tour de scrutin. Si aucune personne ne recueille une telle majorité absolue au premier tour de scrutin, le comité de nomination tiendra un second tour. Est nommée la personne qui recueille une majorité absolue des suffrages exprimés à ce second tour de scrutin.

g) Si aucune personne ne recueille une majorité absolue au second tour de scrutin, sont éliminées les personnes qui, à ce second tour, n'ont pas obtenu la moitié du nombre des suffrages exprimés en faveur de la personne arrivant en tête. Un troisième tour est alors tenu et est nommée la personne qui recueille une majorité relative des suffrages.

h) Au cas où, à un troisième tour de scrutin ou à un tour ultérieur, deux ou plusieurs personnes arrivent en tête avec un nombre égal de suffrages, on procède à un nouveau scrutin entre elles seulement.

i) Si plusieurs charges sont à combler, les candidats restants sont soumis à un nouveau vote suivant la procédure prévue à l'alinéa e).

20. Mandat des membres

Le mandat des membres des comités permanents de l'Assemblée est de quatre ans, sauf les dérogations suivantes :

a) Au Comité de la recherche, le mandat des membres nommés par l'Assemblée universitaire est :

b) Au Comité des différends, le mandat des membres est de trois ans. Lorsque le mandat d'un membre arrive à échéance pendant l'audition d'un différend dont il est saisi, ce mandat est prolongé jusqu'au prononcé du jugement et pour cette fin seulement ; le remplacement se fait sans tenir compte de la prolongation.

c) Au Comité de nomination et au Comité de l'ordre du jour, le mandat cesse également lorsque prend fin la qualité de membre de l'Assemblée.

21. Participation à des comités mixtes

L'Assemblée peut participer à la constitution de comités mixtes.

22. Rapporteurs

Les comités font rapport à l'Assemblée par l'entremise de leur président ou d'un rapporteur désigné parmi leurs membres.

S'il y a un rapport minoritaire, les signataires de ce rapport peuvent se désigner un rapporteur qui fait également rapport à l'Assemblée.

La qualité de membre de l'Assemblée n'est pas requise à ces fins.

23. Élections par l'Assemblée

Les membres de la Commission des études désignés par l'Assemblée sont élus selon la procédure d'élection décrite à l'article 20.02 des statuts.

24. Adoption et abrogation

Le présent règlement entre en vigueur le jour de son adoption par l'Assemblée (le 27 janvier 2025) et abroge toutes dispositions antérieures relatives à la régie interne de l'Assemblée.

(Adopté le 1969-02-10, amendé le 1970-10-05, le 1970-11-23, le 1976-06-07, le 1977-04-25, le 1978-05-01, le 1980-10-06, le 84-10-01, le 2003-05-26, le 2007-12-17, le 2008-04-21, le 2009-02-23 [AU-505-9], le 2016-04-18 [AU-0578-8.1], le 2016-09-12 [AU-0580-8], 2025-01-27 [AU-0662-7]).

COMITÉ PLÉNIER¹

L'Assemblée se constitue un Comité plénier quand elle désire étudier une question avec toute la liberté désirable ;

Le président des délibérations de l'Assemblée préside le Comité plénier et fait rapport à l'Assemblée ;

Le secrétaire de l'Assemblée agit comme secrétaire du Comité plénier ; il consigne au procès-verbal les délibérations et le rapport du Comité plénier ;

Les règles des débats sont les mêmes au Comité plénier qu'à l'Assemblée sauf en ce qui concerne la question préalable qui n'est pas admise ; néanmoins, les membres du Comité plénier peuvent prendre la parole plus d'une fois sur le même sujet à la discrétion du président, mais devraient s'en abstenir avant que tous les membres désireux de s'exprimer ne l'aient fait une première fois.

Article 20 de la Charte

20. Pouvoirs

L'assemblée universitaire :

a) énonce les principes généraux qui président à l'orientation de l'université et à son développement;

b) adresse au conseil toutes recommandations concernant l'administration et le développement de l'université, et peut obtenir à cette fin tout renseignement d'ordre général concernant l'université;

c) fait les règlements concernant le statut des professeurs et en surveille l'application;

d) désigne des membres au comité de consultation en vue de la nomination du recteur conformément aux statuts;

e) désigne des membres à différents corps ou comités universitaires conformément à la charte et aux statuts;

f) exerce tout autre pouvoir prévu par les statuts.

Article 20.01 des Statuts

20.01 Pouvoirs généraux

L'assemblée :

a) énonce les principes généraux qui président à l'orientation de l'université et à son développement;

b) adresse au conseil toutes recommandations concernant l'administration et le développement de l'université, en particulier la création, la fusion et l'abolition des facultés, écoles, départements ou organismes, l'intégration, l'affiliation ou la désaffiliation d'institutions, et peut obtenir à ces fins tous renseignements d'ordre général concernant l'université;

c) fait aux autres corps universitaires toute recommandation concernant l'université;

d) fait les règlements concernant le statut des professeurs et en surveille l'application;

e) participe à la modification des statuts conformément à l'article 34 de la charte;

f) est informée, avant l'adoption du budget, de la répartition des crédits entre les services et les facultés, de celle des dépenses d'immobilisation et de fonctionnement, ainsi que tout projet de développement;

g) obtient communication de tout règlement, recommandation ou décision de la commission des études;

h) forme tout comité qu'elle estime utile et en détermine la composition et les attributions;

i) adopte tout règlement concernant sa régie interne;

j) nomme des membres au comité de la planification.

(G.O.Q., 72-02-19, 74-07-24, 96-02-24,18-09-22)

La modification de l’ordre du jour par le Comité de l’ordre du jour avant la tenue d’une séance de l’Assemblée universitaire

(AU-480-5.4 – 20 novembre 2006)

Question : Une fois l’ordre du jour dressé par le comité de l’ordre du jour et envoyé aux membres de l’Assemblée universitaire, le Comité de l’ordre du jour a-t-il le pouvoir de modifier l’ordre du jour autrement que par une proposition faite en séance ?

1. L’avis de convocation doit être envoyé au moins neuf jours avant la date de la séance de l’AU et il doit être accompagné de l’ordre du jour². C’est dire que, si le comité de l’ordre du jour a le pouvoir de modifier l’ordre du jour, il doit le faire de manière à ce que la version modifiée soit envoyée au moins neuf jours avant la séance de l’AU, car l’envoi de l’ordre du jour est assorti du même délai que celui de l’avis de convocation.

2. Si le délai de neuf jours peut être respecté, le comité de l’ordre du jour a le pouvoir de modifier l’ordre du jour : le pouvoir d’adopter comporte le pouvoir de modifier. Dans ce cas, la demande doit suivre les modalités relatives à l’inscription d’un point à l’ordre du jour prévues à l’article 3 du Règlement de régie interne (voir supra page 66). Le secrétaire général enverra alors un nouvel avis de convocation accompagné du nouvel ordre du jour.

3. Si le délai de neuf jours ne peut être respecté, le comité de l’ordre du jour n’a pas le pouvoir de modifier l’ordre du jour. La modification de l’ordre du jour doit alors être faite en recourant à l’article 12 du Règlement de régie interne de l’Assemblée. L’article 12 est rédigé en fonction de l’hypothèse où l’initiative de proposer la modification vient d’un membre de l’Assemblée. Dans les circonstances :

a. Si le membre de l’Assemblée qui souhaite faire modifier l’ordre du jour a transmis au secrétaire général une proposition de modification écrite et appuyée³ que le secrétaire général reçoit au moins six jours avant la séance de l’Assemblée, le secrétaire général communique le plus tôt possible aux membres de l’Assemblée, par écrit, la proposition de modification. La proposition sera adoptée si, lors de la séance, il recueille un vote affirmatif d’une majorité des membres présents.

[Si le comité de l’ordre du jour est consulté sur cette proposition et émet un avis favorable, le secrétaire général peut faire état de cet avis lorsqu’elle communique la proposition de modification. Cela n’est toutefois pas obligatoire, et la prise de position du comité ne constitue alors qu’un avis, non une proposition.]

b. Si le membre de l’Assemblée qui souhaite faire modifier l’ordre du jour n’a pas transmis au secrétaire général une proposition de modification écrite et appuyée dans le délai de six jours, la proposition de modification doit être présentée en séance et doit être appuyée du vote affirmatif des deux tiers des membres présents pour être adoptée.

4. Le comité de l’ordre du jour lui-même pourrait-il prendre l’initiative de proposer une modification à l’ordre du jour de la manière qui est prévue à l’article 12 du Règlement de régie interne de l’Assemblée ? Comme il est formé à la majorité de membres de l’Assemblée, il semblerait conforme à l’esprit de l’article 12 qu’il puisse le faire : une proposition émanant d’un comité où siègent plusieurs membres de l’Assemblée ainsi que le secrétaire général peut être interprétée comme l’équivalent d’une proposition faite par un membre de l’Assemblée, appuyée par un autre membre et communiquée au secrétaire général. Si l’on voulait procéder de manière formaliste, il suffirait que deux des membres du comité présentent et appuient la proposition à titre personnel. Cette précaution formelle peut être utilisée, mais elle n’apparaît pas nécessaire.