1.1 Objet

Le présent règlement a pour objet d’établir les règles sur la régie interne du Conseil et des comités suivants :

• Comité exécutif;
• Comité de vérification;
• Comité de gouvernance;
• Comité des ressources humaines;
• Comité sur l’immobilier;
• Comité sur les technologies de l'information et de la communication (TIC); et
• tout autre comité créé par le Conseil.

Il prévoit également certaines règles relatives à la présidence du Conseil et des comités.

1.2 Définitions

Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, les expressions ou les termes suivants signifient :

Chancelier : Le chancelier et président du Conseil de l’Université de Montréal.

Code d’éthique : Le Code d’éthique et de déontologie des membres du Conseil de l’Université (numéro 10.32 du recueil officiel).

Comité(s) : Tous les comités visés par le présent règlement, sauf disposition contraire ou si le contexte où il est utilisé indique qu’il ne vise que l’un ou certains d’entre eux.

Communauté universitaire : Les membres du personnel de direction et du corps professoral, les autres employés de l’Université de Montréal ainsi que les étudiants de l’Université de Montréal.

Conseil : Le Conseil de l’Université de Montréal.

Membre : Selon le contexte où il est utilisé, une personne faisant partie du Conseil, de son comité exécutif ou d'un comité.

Membre indépendant : Membre du Conseil qui, au sens des lois applicables, n’est pas issu de la communauté universitaire et n’est pas relié professionnellement ou personnellement à l’Université.

Président : La personne qui assure la présidence d’un comité du Conseil.

Recteur : Le recteur de l’Université de Montréal.

Secrétaire général : Le secrétaire général de l’Université de Montréal ou la personne qu’il désigne pour le représenter.

Vice-président du Conseil : La personne désignée selon l’article 4.2 du présent règlement.

1.3 Règles d’interprétation

L'utilisation du genre masculin inclut le genre féminin et vice-versa, sauf si le contexte ne s'y prête pas.

2.1  Tout membre est tenu au respect du Code d’éthique dans l’exercice de ses fonctions à titre de membre du Conseil ou des comités, le cas échéant.

Tout membre ou invité est tenu à la confidentialité à l’égard de toute information dont il a connaissance dans le cadre, ou à l’occasion, des travaux du Conseil et des comités.

Tout membre ou invité doit aviser le président lorsque le sujet traité le place en situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel, au sens du Code d’éthique, et se retirer des délibérations en quittant la séance où le sujet est discuté. Cet avis et ce retrait sont consignés au procès-verbal de cette séance.

Le défaut de respecter ces obligations peut entraîner pour tout membre ou invité, en sus des autres sanctions et recours que l’Université de Montréal pourrait imposer, la révocation de sa nomination ou le retrait de son invitation au sein du Conseil et des comités.

Tout membre peut être destitué du Conseil et des comités par un vote d’au moins les deux tiers des membres lors d’une séance régulière ou extraordinaire du Conseil. Tout membre visé par une proposition de destitution a le droit à un préavis raisonnable de la tenue de la séance traitant de sa destitution et a le droit de présenter sa version des faits.

Tout membre nommé au Conseil doit démissionner de son statut de membre d’un syndicat ou d’une association d’employés de l’Université de Montréal, et ce, pour la durée de son mandat au Conseil.

2.2 Nonobstant les modalités prévues aux Statuts de l’Université de Montréal, la durée totale des mandats de tout membre du Conseil ne devrait pas excéder douze ans.

2.3 Le chancelier ou le président, selon le cas, peut prier toute personne présente, y compris un membre ou un participant sans droit de vote, de se retirer lorsque la nature du sujet traité l’exige, lorsque survient une situation de conflit d’intérêt, ou lorsque la Loi le requiert.

2.4 Le huis clos

2.4.1 Seuls les observateurs prévus au recueil officiel ou ceux dûment autorisés peuvent assister aux séances du Conseil et de ses comités.

2.4.2 Lorsqu’une séance ou qu’une partie de celle-ci est tenue à huis clos, le chancelier ou le président du comité détermine la présence des personnes requises parmi le recteur, le secrétaire général, les membres, les personnes invitées et le personnel de soutien.

2.4.3 La tenue du huis clos de même que la liste des participants sont consignées au procès-verbal, sans nécessairement préciser la teneur des discussions.

2.4.4 Aucune décision n’est prise durant le huis clos sauf si :

b) Le secrétaire général est présent afin de rédiger le procès-verbal des décisions prises ou, dans le cas des décisions concernant le secrétaire général, toute personne désignée par le Conseil

2.5 Remboursement des dépenses

2.5.1 Les membres ne reçoivent aucune rémunération pour leurs services rendus. Par ailleurs, ils peuvent être remboursés pour leurs dépenses raisonnables encourues ayant un lien direct avec leurs fonctions.

2.6 Décision

2.6.1 Les décisions du Conseil et des comités sont prises par consensus, à moins que le vote ne soit demandé. Dans ce cas, toute décision, recommandation ou avis du comité requiert un vote favorable à la majorité simple des membres présents. Le vote se fait à main levée, à moins que le vote secret ne soit demandé par un membre.

2.6.2 En cas de partage des voix, le président dispose d’une voix prépondérante. Cependant, il n’est pas tenu de l’exercer.

2.6.3 Le vote par procuration n’est pas permis.

2.7  Vote électronique

2.7.1 Le vote électronique est exceptionnel et est permis selon la procédure prévue au présent article.

2.7.2 Toute question peut être soumise pour décision par vote électronique lorsque :

a) une décision sur une question est requise avant la tenue de la prochaine séance régulière du Conseil ou d’un comité selon le cas;

b) la question est, selon le chancelier ou le secrétaire général, de nature consensuelle, c’est-à-dire qu’elle ne porte pas à controverse et ne requiert pas de mise en contexte complexe pouvant nécessiter des explications élaborées ou tout autre situation à sa discrétion; et

c) il serait inopportun ou impraticable, selon le chancelier ou le secrétaire général, de convoquer une séance extraordinaire afin de traiter de la question soumise.

2.7.3 Advenant qu’un membre s’oppose à la tenue d’un vote électronique pour une question soumise, celle-ci devra alors être traitée lors d’une prochaine séance régulière ou lors d’une séance extraordinaire du Conseil ou d’un comité, le cas échéant.

2.7.4 Le secrétaire général soumet la question aux membres selon la procédure suivante :

a) Le secrétaire général établit le délai dans lequel le vote aura lieu;

b) Le vote peut être fait par messagerie électronique (courriel) ou par tout autre moyen électronique qui permet l’authentification de l’identité du membre votant;

c) Aucun amendement à la question n’est permis sauf si autorisé par le chancelier ou le secrétaire général; et

d) La proposition relative à la question soumise est adoptée lorsqu’une majorité des membres ayant droit de vote ont voté en faveur de celle-ci.

2.8.5 Les décisions du Conseil prises par voie électronique doivent être soumises pour ratification par le Conseil à sa prochaine séance. Les décisions sont ratifiées par le Conseil sauf si une erreur procédurale grave ayant pour effet d’invalider la décision s’est produite.

2.8 Procès-verbaux

2.8.1 Le secrétaire général est responsable de voir à la rédaction du procès-verbal de chaque séance et en transmet une copie à chaque membre du Conseil et des comités. Après son adoption à une séance subséquente, chaque procès-verbal est signé par le secrétaire général et par le chancelier ou le président, selon le cas, puis est rendu accessible aux membres du Conseil.

3.1 Durée du mandat

3.1.1 Conformément à l’article 50.01 des statuts, le mandat de toute personne nommée au Conseil ou à un comité est de quatre ans, mais sans excéder la durée de son mandat comme membre au Conseil, le cas échéant, il est renouvelable. Le membre demeure toutefois en fonction, malgré l'expiration de son mandat au sein du comité, jusqu'à ce qu'il soit nommé de nouveau ou remplacé, pourvu qu'il conserve la qualité nécessaire à sa nomination.

3.1.2 Sauf exception, un membre ne devrait pas faire plus de douze ans au sein du Conseil ou de ses comités. 

3.2 Vacance

3.2.1 Toute vacance à un poste de membre d’un comité est pourvue par résolution du Conseil.

3.2.2 Constitue notamment une vacance :

a) l’expiration du mandat d’un membre d’un comité;

b) la démission ou le décès d’un membre;

c) la perte de toute qualité requise à la nomination d’un membre du comité, incluant la perte de la qualité de membre indépendant, lorsque cette qualité est requise dans la composition du comité; et

d) la révocation d’un membre d’un comité par le Conseil.

3.2.3 Le Conseil peut révoquer pour cause la nomination d’un membre d’un comité.

3.2.4 Avant de se prononcer sur la révocation de la nomination d’un membre au sein d’un comité, le Conseil doit aviser ce membre par écrit et lui permettre de se faire entendre, accompagné, s’il le désire, d’une personne de son choix, au cours d’une séance où cette question est inscrite à l’ordre du jour.

3.2.5 Tout membre nommé à un comité par le Conseil peut démissionner de son poste en transmettant au secrétaire général un avis écrit de sa démission et de la date de celle-ci.

3.3 Pouvoirs et responsabilités

3.3.1 Le comité exerce tous les pouvoirs et les responsabilités qui découlent du mandat qui lui a été confié par le Conseil et il en répond devant lui.

3.3.2 Le comité peut notamment constituer, parmi ses membres, des groupes de travail chargés de certaines questions qu’il détermine, auxquels il peut adjoindre des personnes-ressources de l’Université de Montréal.

3.3.3 Le Conseil procède à sa propre évaluation périodiquement, selon les modalités prévues par le Comité de gouvernance. Un rapport sur cette évaluation est présenté par le chancelier et le secrétaire général au Conseil.

3.3.4 Chaque comité procède selon les modalités prévues par le Comité de gouvernance, à l’évaluation de son fonctionnement et de la performance de son président ainsi qu’en faire rapport au chancelier. Le Comité de gouvernance procède aussi à l’évaluation de son fonctionnement et de la performance de sa présidence. Le chancelier fait rapport au Conseil du fonctionnement et de la performance des comités.

3.3.5 Avec l’accord du chancelier, lorsque les circonstances le justifient, le comité peut s’adjoindre les conseillers externes et les ressources qu’il juge nécessaires pour les besoins de son mandat. En pareil cas, le comité en informe le secrétaire général ou le recteur qui procèdent à l’octroi des mandats au nom du comité.

3.3.6 Le comité peut demander au chancelier de transmettre un sujet sous la responsabilité du comité au Conseil ou à un autre comité.

3.4 Secrétariat

3.4.1 Le secrétaire général, ou son représentant, assiste aux séances du Conseil et des comités et a droit de parole. Il occupe les fonctions suivantes :

a) Il maintient à jour la liste des membres;

b) Il convoque les séances du comité;

c) Il assure la responsabilité de la rédaction des procès-verbaux et les soumet pour adoption au Conseil ou au comité selon le cas;

d) Il assure la tenue et la conservation des documents et des archives du comité;

e) Il reçoit et assure le suivi de la correspondance du comité;

f) Il assume toute autre fonction que peut lui assigner le Conseil ou le comité; et

g) Il facilite l’accomplissement des mandats dévolus au Conseil et au comité et voit au respect de toutes les obligations qui échoient au comité en vertu du présent règlement.

3.5 Réunions

3.5.1 Le Conseil se réunit régulièrement à une fréquence déterminée par lui sur recommandation du chancelier.

3.5.2 Le comité se réunit au besoin. À l’exception de circonstances particulières, les séances ont lieu dans les locaux de l’Université de Montréal.

3.5.3 Le comité établit, à titre indicatif, son programme de travail annuel comprenant le calendrier de ses séances et le transmet au comité de gouvernance afin qu’il en traite à sa séance de septembre. Une séance extraordinaire est aussi tenue à la demande du président ou de deux membres du comité ou du Conseil

3.5.4 Le secrétaire général transmet aux membres un avis de convocation écrit au moins quatre (4) jours ouvrables avant la date prévue de la séance. L'avis indique le lieu, la date et l'heure de la séance ainsi que l'ordre du jour proposé et est accompagné des documents afférents.

En cas d'urgence, un avis de convocation peut être fait 24 heures avant la date prévue de la séance. Cet avis peut être fait verbalement.

Une séance peut se tenir séance tenante si tous les membres du comité consentent et renoncent à l'avis de convocation. Cette renonciation doit être consignée au procès-verbal.

La participation d'un membre à une séance du comité remédie à tout défaut de l'avis de convocation quant à ce membre.

3.5.5 Le quorum du Conseil et du Comité exécutif est fixé par l’article 50.08 des statuts.  Pour les comités, le quorum est fixé au tiers des membres sans jamais être inférieur à deux personnes, comprenant au moins un membre indépendant. Les membres peuvent participer à une séance par tout moyen de télécommunication.

3.5.6 Les séances se déroulent en présence des membres, du secrétaire général et, le cas échéant, des personnes invitées. À la demande du président, le comité peut tenir en tout ou en partie une séance à huis clos.

3.6 Rapports et recommandations

3.6.1 Tout rapport ou toute recommandation émanant du comité dans l’accomplissement de son mandat fait l'objet d'un dépôt au Conseil. Il appartient au Conseil d'y donner suite ou non.

3.6.2 Le président du comité présente régulièrement un rapport verbal des séances du comité devant le Conseil.

4.1 Chancelier

4.1.1 Conformément à l’article 12 de la Charte de l’Université de Montréal, le chancelier est président du Conseil.

4.1.2 La durée du mandat du chancelier est de quatre ans, ne dépassant pas la durée de son mandat comme membre du Conseil. Le mandat peut être renouvelé.

4.1.3 Le chancelier, sous la gouverne du Conseil, représente les intérêts du Conseil envers le gouvernement, le recteur, les parties prenantes et la communauté universitaire. Le chancelier assume un rôle de leadership pour le Conseil et la bonne conduite des affaires de celui-ci. Il exerce notamment les fonctions suivantes :

a) Il agit dans les meilleurs intérêts de l’Université;

b) Il planifie et organise, avec le secrétaire général, les séances du Conseil;

c) Il s’assure que le Conseil et ses comités peuvent tenir des séances sans l’influence indue de la direction de l’Université;

d) Il veille à l’application du Code d’éthique et s’assure que les conflits d’intérêts réels ou potentiels sont portés à l’attention du Conseil;

e) Il siège comme membre d’office sur tous les comités du Conseil;

f) Il représente le Conseil aux événements officiels lorsque requis;

g) Il agit comme liaison entre le Conseil et le recteur et s’assure avec le recteur et le secrétaire général que les stratégies, projets et redditions de comptes sont présentés de façon adéquate au Conseil;

h) Il supervise l’évaluation annuelle de la performance du recteur et du secrétaire général. Il s’assure également que tout document lié à leur contrat et à leur performance soit conservé adéquatement;

i) Il voit à la mise en place et à l’application des bonnes pratiques en matière de gouvernance;

j) Il maintien de bonnes relations et la cohésion entre les membres du Conseil; et

k) Il est le seul représentant et porte-parole du Conseil, à moins que ce dernier n’en décide autrement.

4.2 Vice-président du Conseil

4.2.1 Le vice-président du Conseil est désigné par le Conseil.

4.2.2 La durée du mandat du vice-président du Conseil est de quatre ans, ne dépassant pas la durée de son mandat comme membre du Conseil. Le mandat peut être renouvelé.

4.2.3 Le vice-président du Conseil exerce les fonctions qui lui sont assignées de temps à autre par le chancelier. En cas d’absence, d’incapacité d’agir ou de refus du chancelier, il exerce, à titre intérimaire, tous les pouvoirs de celui-ci tels qu’énoncés en vertu du présent règlement.

4.3 Le président d’un comité

4.3.1 Le président d’un comité est désigné par le Conseil. Le Comité de gouvernance est présidé par le vice-président du Conseil le cas échéant ou, à défaut, par un membre externe du Conseil nommé par celui-ci.

Lorsque le président est absent ou empêché d'agir ou refuse d'agir lors d'une séance, il désigne le membre qui le remplacera pour cette séance. À défaut, cette désignation est faite par le chancelier. Pour le Comité de vérification, le Comité des ressources humaines, le Comité de gouvernance et le Comité exécutif, la personne désignée doit être un membre indépendant.

4.3.2 Le président occupe les fonctions suivantes :

a) Il veille à ce que le comité s'acquitte de ses devoirs et responsabilités;

b) Il s’assure du bon fonctionnement du comité;

c) Il préside les séances du comité;

d) Il représente le comité et en est le porte-parole auprès du Conseil;

e) Il assume toute autre fonction que peut lui assigner le Conseil.

5.1 Caractère public

L’accessibilité aux procès-verbaux et documents du comité est régie par la Loi sur l'accès aux documents publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).

5.2 Conservation des documents

Les procès-verbaux et les documents du comité sont assujettis aux règles de conservation des documents en vigueur à l’Université de Montréal.

6.1 Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur sur approbation par le conseil ou à toute autre date qu’il fixe pour l’entrée en vigueur de la totalité ou de certaines de ses dispositions.

6.2 Modification, amendement, remplacement

Toute modification, tout amendement ou remplacement du présent règlement doit être ratifié à la majorité simple des membres du Conseil.

Toute modification, tout amendement ou remplacement entre en vigueur sur approbation par le Conseil ou à toute autre date fixée par le Conseil.

(CU-0622-5.3; CU-0675-7.1)