La politique s’applique à toute la communauté universitaire, et plus particulièrement aux personnes responsables d’élaborer ou de modifier un document normatif. Les personnes responsables du processus d’élaboration ou de modification d’un document normatif sont les officiers, qui peuvent s’adjoindre les services de leur équipe dans ces processus. Aux fins de la politique, un officier désigne les officiers généraux au sens de la Charte et des Statuts de l’Université, soit le recteur, les vice-recteurs et les vice-rectrices, le secrétaire général et la registraire.

La politique définit ce qu’on appelle les documents normatifs de l’Université : les politiques, les règlements, les directives et les procédures, publiés au recueil officiel de l’Université. Les définitions des différents documents normatifs se trouvent dans la politique.

Les documents dont la portée est limitée à une unité spécifique ne constituent pas un document normatif et ne sont pas régis par la politique. Néanmoins, les unités peuvent s’en inspirer pour rédiger leurs documents internes. 

Les politiques et les règlements sont les documents les plus importants. Ils sont adoptés par un des trois corps universitaires (Conseil de l’Université, Assemblée universitaire, Commission des études) ou par le Comité exécutif, qui est le bras exécutant du Conseil. Les directives et les procédures visent à préciser le cadre d’application d’une politique ou d’un règlement, ou sont limités à un domaine ou un processus précis, alors que les politiques sont de portée plus générale. Les règlements sont souvent adoptés à la suite d’une nouvelle exigence légale ou règlementaire.

Le Secrétariat général a élaboré des modèles de gabarits à utiliser pour chaque catégorie de document normatif. Ceux-ci se trouvent dans la trousse à outils disponible sur cette page web. Toute ébauche de nouveau document normatif ou de révision d’un document normatif doivent être transmis à (courriel à confirmer).

L’officier responsable du document normatif détermine son besoin de création ou de modification d’un document qui dépend d’un de ses domaines de responsabilité (par exemple les études, la recherche ou la gestion courante). Le Secrétariat général valide son besoin et lui indique le type de document normatif adéquat et les étapes à suivre dans le cheminement décisionnel. L’officier responsable présente son projet de document au comité de direction de l’Université avant son adoption par l’instance compétente. 

Le secrétaire général élabore un calendrier de révision du recueil officiel. Les documents normatifs doivent être révisés au minimum tous les 5 ans ou selon le délai prescrit par la loi, le cas échéant. Le secrétaire général informe l’officier responsable lorsque le document normatif sous sa responsabilité doit être mis à jour. Celui-ci doit alors effectuer la révision du document dans les délais prescrits.